【社内】社内禁煙のお知らせメールの書き方と例文｜例文付き

近年、健康意識の高まりや法改正により、多くの企業で社内禁煙が実施されています。しかし、喫煙者にとっては大きな変化であり、反発や混乱を招く可能性も。

本記事では、社内禁煙をスムーズに実施するためのメール作成術と、シーン別の例文を紹介します。

社内禁煙のお知らせメールの書き方

社内禁煙のお知らせメールを作成する際は、以下のポイントを押さえましょう。

1. 件名は具体的に
   • 件名を見ただけで、社内禁煙に関するお知らせであることがわかるようにしましょう。
   • 例：「【重要】〇月〇日より社内全面禁煙のお知らせ」「【周知】社内禁煙実施のご案内」
2. 禁煙の理由を明確に
   • 従業員が納得できるよう、禁煙の理由を具体的に記載しましょう。
   • 健康増進法改正や受動喫煙防止対策など、客観的な理由を示すと理解を得やすくなります。
3. 禁煙の範囲と開始日を明記
   • 社内全体が禁煙となるのか、喫煙所の廃止のみなのかなど、禁煙の範囲を明確にしましょう。
   • また、いつから禁煙が開始されるのか、具体的な日付を明記しましょう。
4. 喫煙者への配慮を示す
   • 禁煙は喫煙者にとって大きな負担となるため、配慮を示すことが重要です。
   • 禁煙外来の紹介や禁煙補助具の提供など、サポート体制を整えましょう。
5. 質問や相談窓口を設置
   • 従業員が疑問や不安を解消できるよう、質問や相談窓口を設置しましょう。
   • 人事部や産業医など、専門知識を持つ担当者を窓口にすると安心感を与えられます。
6. 周知期間を設ける
   • 禁煙開始日までに十分な周知期間を設け、従業員が準備できるよう配慮しましょう。
   • 説明会や個別面談などを実施するのも効果的です。
7. 丁寧な言葉遣いを心がける
   • 高圧的な表現は避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
   • 従業員の理解と協力を得るために、誠意ある対応が重要です。

社内禁煙のお知らせメールの例文

ここでは、社内禁煙のお知らせメールの例文を、シーン別に紹介します。

例文①：法改正に伴う社内全面禁煙の場合

例文②：喫煙所の廃止に伴う社内禁煙の場合

例文③：一部スペースのみ禁煙とする場合

社内禁煙をスムーズに実施するための注意点

• 禁煙は従業員の健康に関わる重要な問題であるため、丁寧な説明と十分なサポートが必要です。
• 喫煙者への配慮を忘れず、一方的な通告にならないよう注意しましょう。
• 禁煙に関する情報を定期的に発信し、従業員の意識を高めることも重要です。

まとめ

社内禁煙は、従業員の健康を守り、働きやすい環境を作るために重要な取り組みです。本記事で紹介したメール作成術と例文を参考に、従業員の理解と協力を得ながら、スムーズな禁煙化を目指しましょう。

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