「同期会の幹事を任されたけど、どんなメールを送ればいいんだろう…」
そんな悩みを抱えていませんか？
同期会は、日頃の業務から離れて、同期とざっくばらんに交流できる貴重な機会です。しかし、忙しい同期の出欠を確認したり、日程調整をしたりするのは意外と大変ですよね。
メールの件名が分かりにくかったり、内容が長すぎたりすると、読んでもらえずにスルーされてしまうことも少なくありません。
この記事では、幹事を務めるあなたが**「この同期会に参加したい！」**と思ってもらえるような、効果的な案内メールの書き方と、すぐに使える例文を3つのシーン別にご紹介します。
同期会を成功させるためのちょっとした工夫や注意点も解説しているので、ぜひ最後まで読んで、最高の同期会を企画してください！
同期会の案内メールの書き方
まず、案内メールを作成する上で、必ず含めてほしい基本項目を確認しておきましょう。
- 件名：一目で内容がわかるように簡潔に。
- 宛名：同期全員が対象であることを明確に。
- 挨拶：幹事からの簡単な挨拶と、同期への感謝の気持ちを伝える。
- 目的：なんのための集まりなのかを伝える。
- 開催概要：日時、場所、会費など、最も重要な情報を正確に記載する。
- 出欠確認方法：返信期限や連絡方法を具体的に示す。
- 幹事情報：質問があった際に連絡できるよう、自分の名前と連絡先を記載する。
- 締め：参加を促す一言や、丁寧な結びの言葉で締めくくる。
これらの要素を漏れなく盛り込むことで、受け取った側もスムーズに内容を理解し、返信しやすくなります。
同期会の案内メールの例文
例文①：初めての同期会・部署横断での集まり
入社後初めての同期会や、部署を横断して広く集まる場合など、まだあまり面識がない同期もいるかもしれません。フランクでありながらも、丁寧な印象を与えるメールを心がけましょう。
ポイント：
- 「久しぶりに」や「近況報告」といった言葉で、親近感を演出する。
- 全員に宛てたメールであることを明確にする。
例文②：定期的な同期会・いつものメンバーでの集まり
既に定期的に集まっている同期グループへの案内です。よりフランクで、短くても要点が伝わるメールを意識しましょう。
ポイント：
- 定例会であることを冒頭で伝える。
- 場所や日時が前回の内容と似ている場合は、その旨を付け加えると親切。
例文③：急遽開催が決まった同期会
急な飲み会や、サプライズ企画などで開催が決まった際の案内です。とにかくスピーディに、かつ参加へのハードルを下げることが重要です。
ポイント：
- 「急で申し訳ないのですが」といった謝意を冒頭に加える。
- 参加しやすいよう、日時や場所をシンプルに伝える。
幹事さんが知っておくと便利な豆知識
最後に、案内メールを送る際にぜひ活用してほしい、ちょっとしたテクニックをご紹介します。
1. 件名は【重要】や【社内】をつける
メールの件名に**【社内】や【重要】、【要返信】**といった記号やキーワードを入れると、一目で内容を把握してもらえます。特に、多忙な同期が多い場合は、埋もれないように工夫しましょう。
2. 本文は簡潔に！重要な部分は太字にする
本文は簡潔に、そして読みやすくを心がけましょう。開催日時や場所、会費など、特に重要な情報は太字にしたり、箇条書きにしたりすることで、パッと見てわかるようになります。
3. 返信期限は少し余裕をもって設定する
出欠確認の返信期限は、お店の予約人数を確定する日の2〜3日前に設定するのがおすすめです。これにより、返信が遅れている人にリマインドメールを送る時間を確保できます。
4. リマインドメールも活用する
返信期限が近づいてきたら、まだ返信のない同期にリマインドメールを送りましょう。「〇月〇日（〇）が返信期限となっております」と一言添えるだけでも、返信率がぐっと上がります。
