退職が決まり、これまでお世話になった社外の取引先へ挨拶を送る際、「いつ送るのが適切か」「後任の紹介はどう書くべきか」と悩む方は多いはずです。社外向けの挨拶メールは、あなたの個人的な節目であると同時に、会社同士の今後の取引を円滑に進めるための重要な「引き継ぎ業務」の一環でもあります。
この記事では、失礼のない社外向け退職挨拶の書き方・マナーと、そのまま使える5つの文例を詳しく解説します。
社外向け退職挨拶メールの書き方とマナー
社外の方へメールを送る際は、相手に「今後の取引への不安」を感じさせないことが最大のポイントです。
- 送信のタイミング: 一般的には退職の1〜2週間前がベストです。あまり早すぎると現職の業務に支障が出ることがあり、直前すぎると相手が挨拶や引き継ぎの時間を取れず失礼にあたります。
- 退職理由は「一身上の都合」: 詳細な理由（転職先や会社への不満など）を書く必要はありません。ポジティブな理由であっても、ビジネスメールでは「一身上の都合」と簡潔に留めるのがマナーです。
- 後任者の情報を必ず明記する: 取引先が最も気にするのは「今後の担当者は誰か」という点です。後任者の氏名を明記し、可能であれば後任者をCCに入れて送信するか、別途挨拶に伺う旨を伝えましょう。
- 件名は一目で内容がわかるように: 相手は毎日大量のメールを受け取っています。「退職のご挨拶（株式会社〇〇 氏名）」など、誰からのどのような用件かが即座に伝わるようにします。
シチュエーション別・退職挨拶メールの例文
例文①：【標準】後任者を紹介する丁寧な例文
最も一般的で、どのような業種でも使いやすいフォーマルな文例です。
例文②：【訪問なし】メールのみで挨拶を済ませる場合の例文
リモートワーク中心の取引や、遠方の顧客などで訪問が難しい場合に。
例文③：【後任未定】取り急ぎ退職の事実だけを伝える例文
まだ後任が決まっていないが、退職日が迫っている場合に使います。
例文④：【親しい相手】感謝の気持ちを込めた少しカジュアルな例文
長年の付き合いがあり、信頼関係が築けている担当者宛です。
