「電子契約システムで契約書を送りたいけれど、相手にどう伝えれば失礼にならないだろう？」と悩んでいませんか。
これまでの紙と印鑑の文化からデジタルへの移行期である今、相手が電子契約に慣れていないケースも少なくありません。突然システムから自動メールが届くだけでは、相手を困惑させてしまう可能性があります。
この記事では、相手に安心感を与え、スムーズに署名をもらうためのメールマナーと、今すぐコピーして使える文例をご紹介します。この記事を読めば、自信を持って電子契約の案内を送れるようになります。
電子契約の依頼メールで失敗しないための基本マナー
電子契約システム（クラウドサインなど）を利用する際、最も大切なのはシステムから自動送信されるメールとは別に、自分から案内メールを送ることです。
システムからのメールは、相手のメーラーによっては迷惑メールに振り分けられたり、見落とされたりするリスクがあります。事前に「これから電子署名の依頼メールを送信します」と一報を入れることで、相手も安心して開封できます。
また、電子契約への切り替え理由は「業務効率化のため」といった事務的な説明だけでなく、「印紙代のご負担をなくすため」「郵送の手間を省くため」など、相手にとってもメリットがあることを強調すると、快く受け入れてもらいやすくなります。
送信前に確認したい！電子署名メールの3つのルール
スムーズなやり取りのために、以下の3つのルールを意識しましょう。
- 件名で内容を明確にする 相手は毎日多くのメールを受け取っています。一目で「どの案件の」「何の依頼か」がわかるように、具体的な件名を心がけてください。
- 期限を明記する 「ご確認をお願いします」だけでは、後回しにされてしまうことがあります。いつまでに署名が必要なのか、明確な期限を記載しましょう。
- 操作マニュアルの有無を伝える 相手が電子契約に不慣れな場合を想定し、システムの使い方やヘルプセンターのURLを添えておくと、問い合わせの手間を減らすことができます。
なお、もし退職に伴う契約担当者の変更などがある場合は、事務的な手続きとして「一身上の都合」という表現を用いるのがビジネスマナーです。
【シチュエーション別】そのまま使える署名依頼のメール文例
パターン①：【標準】取引先への基本的な署名依頼
既に電子契約の導入を合意している、または一般的なビジネス関係にある相手への文面です。
パターン②：【丁寧】初めて電子契約を利用する相手への案内
相手が電子契約を初めて利用する場合や、より丁寧な説明が必要な場合の文面です。
パターン③：【再送】期限が近い場合の催促・リマインド
期限が迫っているものの、まだ署名が完了していない場合に送る、角の立たない文面です。
まとめ：丁寧なメールで信頼感のある電子契約を
電子契約は非常に便利なツールですが、最終的に契約を結ぶのは「人と人」です。
・システム送信だけでなく、自ら案内メールを送る ・相手にとってのメリットや期限を明記する ・不明点へのフォロー体制を伝える
この3点を守ることで、相手に安心感を与え、スムーズなビジネスのスタートを切ることができます。新しい手法だからこそ、一歩踏み込んだ丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
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