「エンジニアの採用が年々難しくなり、人件費を維持できない」「サイバー攻撃対策などで保守の工数が膨らんでいるのに、費用が据え置きのままだ」と悩んでいませんか。
IT業界全体でエンジニア不足が深刻化する中、保守費用の据え置きは、提供するサービスの品質低下や、最悪の場合は保守体制の崩壊を招きかねません。しかし、顧客にとっては「今までと同じ保守内容なのに、なぜ高くなるのか」という疑問が真っ先に浮かびます。
この記事では、IT業界特有の背景を論理的に説明し、顧客と良好な関係を保ちながら保守費用の適正化を実現するためのメール術を解説します。
IT保守料改定の基本マナーと「正当性」を示す3つのポイント
IT保守費の改定交渉は、単なる「お願い」ではなく、システムの安全を守るための「必要な投資」であることを理解してもらうプロセスです。
改定の通知は「次期契約更新の3ヶ月前」をデッドラインにする 顧客側では、保守費は固定費として予算化されています。そのため、次年度の予算編成が終わった後に通知をしても、承認を得るのが非常に難しくなります。契約更新のタイミングを逆算し、少なくとも3ヶ月前には一次連絡を入れ、協議の時間を確保しましょう。
業界全体の「IT人材不足」と「採用コスト高騰」を数値で裏付ける 「人が足りないので上げてください」という説明では、自社の経営努力不足と受け取られる可能性があります。有効求人倍率の推移や、経済産業省が発表しているIT人材の需給予測などを引き合いに出し、業界全体の構造的な変化であることを客観的な事実として伝えることが大切です。
「安定稼働の維持」と「セキュリティ品質」を強調する 顧客が最も避けたいのは、システムが止まることや情報漏洩が発生することです。値上げをしないことで「経験豊富なエンジニアを確保できなくなるリスク」や「最新の脆弱性対応を網羅できなくなる懸念」を誠実に伝え、安定運用の継続には適正な対価が必要であることを強調してください。
【コピーして使える】IT保守費値上げの交渉メール文例
現場の状況に合わせて、説得力のある文面を選んで活用してください。
パターン①：エンジニアの労務費高騰を理由にする場合
IT業界全体の人件費上昇を背景に、体制維持のための改定を求める文面です。
パターン②：セキュリティ対応の負荷増に伴い範囲を見直す場合
DX化やサイバー攻撃の増加により、保守の「中身」が変わっていることを根拠にする文面です。
パターン③：クラウド・インフラ費用の変動を価格に反映する場合
クラウドサービスの料金改定や円安の影響を直接的に説明する文面です。
まとめ
IT保守費の値上げは、システムの「安全」と「未来」を守るための投資です。
・エンジニア不足や採用コスト増を、業界全体の客観的な事実として伝える
・「安さ」ではなく「安定運用の継続」と「セキュリティ品質」を価値として置く
・予算編成に配慮し、契約更新の3ヶ月前には正式な協議を開始する
誠実な説明を尽くすことで、顧客は「単なるコスト増」ではなく「信頼できるパートナーとの契約維持」として前向きに捉えてくれるようになります。自信を持って、適正な価格交渉を進めていきましょう。
