【社外】来社・来訪の確認メールの書き方と例文

来社・来訪の確認メールとは、事前に約束した来社・来訪について、相手との認識を一致させ、スムーズな訪問を実現するためのメールです。ビジネスシーンにおいて、来社・来訪の確認メールは重要な役割を果たします。相手に失礼なく、スムーズな来社・来訪を促すために、以下のポイントを押さえてメールを作成しましょう。

ここでは、来社・来訪の確認メールの書き方と例文をご紹介します。

来社・来訪の確認メールの書き方

件名

件名は、相手に内容を明確に伝えるために重要です。以下のような件名例を参考にしてください。

• 【来社確認】〇〇株式会社 〇〇様
• 【打合せ確認】〇月〇日(〇) 〇〇様 来社
• 【訪問確認】〇〇株式会社 〇〇様 来訪

2. 本文

本文では、以下の内容を漏れなく記載しましょう。

• 挨拶
• 来社・来訪の目的
• 日時
• 場所
• その他、必要な情報
• 署名

それぞれのポイントと例文を以下に示します。

挨拶

丁寧な挨拶で始めましょう。

• 例文：

平素より大変お世話になっております。

来社・来訪の目的

来社・来訪の目的を明確に伝えることで、相手は事前に準備をすることができます。

• 例文：

先日お電話にてお話しさせていただいた、〇〇案件の打合せのため、下記の通り貴社を訪問させていただきたく存じます。

日時

日時を明確に伝えましょう。曜日、時間帯も忘れずに記載します。

• 例文：

〇月〇日(〇) 午後〇時～

場所

場所を明確に伝えましょう。フロアや会議室名なども記載すると、相手はスムーズに案内することができます。

• 例文：

貴社 本社 3F 会議室A

その他、必要な情報

来社・来訪者名、人数、駐車場の有無、持ち物など、必要な情報を追加で記載しましょう。

• 例文：

来社者は私と〇〇の2名です。 駐車場は利用可能でしょうか。 資料は当日持参いたします。

署名

署名には、会社名、部署名、氏名、連絡先などを記載しましょう。

来社・来訪の確認メールの例文