【社内】休暇届メールの書き方と例文|シーン別の事例でわかりやすく解説

体調不良・欠勤・電車遅延

「〇〇さん、来週の〇曜日から〇日間、有給休暇をいただきます。」
会社員なら誰もが経験する休暇の申請。
「メールで休暇届を提出する場合、どんな件名で、どんな本文で送ればいいんだろう?」
「休暇の理由って正直に書くべき?それとも別の言い回しを使うべき?」
そんな疑問をお持ちのあなたへ。

この記事では、社内メールでの休暇届の書き方について、シーン別の例文を交えながら詳しく解説します。
あなたの状況に合った例文を参考に、スムーズな休暇申請をしましょう。

休暇届メールの書き方

休暇届メールには、以下の要素を含めるのが一般的です。

  1. 件名:簡潔に「休暇届」または「休暇申請」と記載する。
  2. 宛先:上司をメインに、必要に応じて人事担当者や関係者をCCに入れる。
  3. 挨拶と前置き:日頃の感謝を述べた後、休暇申請の趣旨を伝える。
  4. 休暇の詳細
    • 休暇の種類(有給休暇・特別休暇・私用休暇など)
    • 取得日程(開始日・終了日)
    • 業務の引き継ぎについての簡単な説明
  5. 結びの挨拶:承認をお願いする旨を伝え、フォーマルに締めくくる。

休暇届メールの例文

例文①:一般的な有給休暇申請のメール

件名: 有給休暇申請のお願い(丸山)

〇〇部長

お疲れ様です。営業1課の丸山です。

誠に勝手ながら、以下の日程で有給休暇を取得させていただきたく、
ご承認のほどお願いいたします。

【休暇日程】
2025年○月○日(○)~2025年○月○日(○)

業務に支障が出ないよう、事前に引き継ぎを行い、準備を整えております。
休暇中、急ぎの対応が必要な場合は、鈴木さんにご連絡いただければと思います。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

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署名
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例文②:突発的な私用休暇申請のメール(前日・当日申請)

件名: 私用による休暇取得のご連絡(丸山)

〇〇部長

お疲れ様です。営業1課の丸山です。

急なご連絡となり申し訳ありませんが、
私用のため、明日○月○日(○)に休暇を取得させていただきたく存じます。

本日中に必要な業務は対応し、急ぎの案件については鈴木さんに引き継ぎ済みです。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

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署名
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例文③:長期休暇(育児・介護・病気など)の申請メール

件名: 長期休暇申請のお願い(丸山)

〇〇部長

お疲れ様です。営業1課の丸山です。

このたび、○○の理由により、
以下の期間、休暇を取得させていただきたく存じます。

【休暇期間】
2025年○月○日(○)~2025年○月○日(○)

休暇中の業務については、事前に詳細な引き継ぎを行い、
スムーズに進められるようにいたします。

ご不明点がありましたら、メールまたは鈴木さんにご連絡いただければと思います。

お手数をおかけしますが、
何卒ご理解・ご承認のほど、よろしくお願いいたします。

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署名
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まとめ

休暇届メールは、簡潔でありながら、必要な情報を適切に伝えることが重要です。特に、休暇の期間や理由、業務の引き継ぎについて明確に記載することで、円滑な業務進行に貢献できます。

上記の例文を活用し、適切なタイミングで休暇届を提出しましょう!

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