ビジネスにおいて、契約書は円滑な取引を行うために欠かせないものです。しかし、相手先から契約書の締結手続きが進まない場合、スムーズな業務遂行が妨げられてしまいます。
そのような場合、契約書の手続きを催促するメールを送信する必要があります。しかし、催促メールは相手に不快感を与えてしまう可能性もあるため、注意が必要です。
そこで、本記事では、契約書の手続きの確認及び催促メールの書き方と例文をご紹介します。
契約書の進捗状況の確認・催促メールの書き方
丁寧な言葉遣いを使う: 相手への敬意を払い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
具体的な状況を伝える: いつ契約書を送付したのか、いつまでに手続きを完了する必要があるのかなどを具体的に伝えましょう。
理由を説明する: 手続きを催促する理由を説明することで、相手に理解してもらいやすくなります。
代替案を提示する: 期限までに手続きが完了できない場合は、代替案を提示することで、相手との関係悪化を防ぐことができます。
感謝の気持ちを伝える: 最後に、相手への感謝の気持ちを伝えると、好印象を与えることができます。
契約書の進捗状況の確認・催促メールの例文
契約書の進捗状況の確認・催促メールの例文①
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、先般お送りしておりました
契約書のお手続きのご状況はいかがでしょうか。
1カ月ほど経ちましたので、念の為ご連絡させていただきました。
現状の進捗状況をご教示いただけましたら幸いです。
もし、行き違いをしておりましたら、大変申し訳ございません。
また、契約書の文言に関して、
何かご不明な点やわかりにくい部分などございましたら、
いつでもお気軽にご連絡いただけたらと存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが
何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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契約書の進捗状況の確認・催促メールの例文②
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、先般お送りしておりました
契約書のお手続きのご状況はいかがでしょうか。
1カ月ほど経ちましたので、念の為ご連絡させていただきました。
弊社内も稟議承認の手続きがございますので、
誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までにご送付いただけますと幸いです。
また、契約書の文言に関して、
何かご不明な点やわかりにくい部分などございましたら、
いつでもお気軽にご連絡いただけたらと存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが
何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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