「定休日を変更したことを取引先や顧客にメールで伝えたいけど、どんな風に書けば失礼がないの？」
「定休日が変わったことを分かりやすく、かつ丁寧に伝えるにはどうしたらいいんだろう？」
ビジネスシーンにおいて、定休日の変更は少なからず発生するものです。そんな時、取引先や顧客へのメールでの伝え方に困ったことはありませんか？特に、社外へのメールは会社の顔となるため、失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけたいものです。
この記事では、定休日変更のお知らせメールの書き方について、シーン別の例文を交えながらご紹介します。
定休日変更のお知らせメールの重要性
定休日変更のお知らせメールは、取引先や顧客との信頼関係を維持するために非常に重要です。
なぜなら、定休日の変更は相手のビジネススケジュールに影響を与える可能性があるからです。
事前に適切な方法で通知することで、相手に不便をかけることなく、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
定休日変更のお知らせメールの書き方
定休日変更のお知らせメールを作成する際は、以下の3つのポイントを押さえましょう。
- 件名で内容を明確に伝える 件名を見ただけで、相手がどのような内容のメールか理解できるように、簡潔かつ具体的に記載しましょう。 例：「【重要】〇〇株式会社 定休日変更のお知らせ」
- 変更内容を具体的に記載する 変更前と変更後の定休日を明確に記載し、いつから変更になるのかを伝えましょう。 また、変更理由を簡単に添えることで、相手の理解を得やすくなります。
- 丁寧な言葉遣いを心がける 日頃の感謝の気持ちを込めつつ、相手に不便をかけることへのお詫びの言葉を添えましょう。 また、今後の営業体制について説明することで、相手に安心感を与えることができます。
【シーン別】定休日変更のお知らせメール例文
ここでは、シーン別に定休日変更のお知らせメールの例文をご紹介します。
例文①：一般的なお客様向けのお知らせ（BtoC向け）
ポイント：
- 読みやすいように「変更前」「変更後」を明確に記載
- 顧客への感謝を忘れずに
例文②：取引先・ビジネスパートナー向け（BtoB向け）
ポイント：
- 取引先に影響を与える可能性があるため、対応方法も併記
- ビジネスメールらしい、フォーマルな表現を意識
