取引先に重要な書類を送付した後、「届いているか不安…」「確認の連絡はどう書けば失礼ない？」と悩んだ経験はありませんか？ 適切なタイミングで丁寧な確認メールを送ることは、ビジネスパートナーとの信頼関係構築に不可欠です。本記事ではシーン別の具体例文とともに、押さえるべきポイントを徹底解説します。
書類到着確認メールの書き方
- 件名：【重要】○○書類の到着確認のお願い
- 挨拶：時候の挨拶＋安否の気遣い
- 本題：送付日時・方法の明記
- 確認依頼：具体的な確認事項
- 結び：感謝の言葉＋署名
書類到着確認メールの例文
例文①：初回取引先への丁寧な確認
▼状況：新規クライアントに契約書を郵送後3営業日経過
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です。
さて、5月20日付にて「業務委託契約書」を簡易書留にて発送いたしました。
本日までに貴社への到着のご連絡をいただけておらず、ご確認をお願いしたく存じます。
お手数ではございますが、以下の点についてご確認いただけますと幸いです。
・書類の到着有無
・記載内容に相違がないか
万が一未着の場合には、速やかに再発送手配をいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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例文②：緊急確認が必要な場合
▼状況：締切当日の午後に重要書類未確認
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です。
本日正午に「△△プロジェクト見積書」をメール添付にて送付いたしました。
17時締切の案件につき、大変恐縮ではございますが、
下記の確認を急ぎお願いできませんでしょうか。
【確認事項】
・メールおよび添付ファイルの受信可否
・内容に不備がないかの最終確認
ご多忙中誠に申し訳ございませんが、
16時30分までにご返信いただけますと幸甚です。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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例文③：継続取引先への簡潔な確認
▼状況：常連顧客への請求書送付後2日経過
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です。
6月分請求書を7月1日に宅急便（伝票番号：1234-5678）にて発送いたしました。
通常2日程度で到着の見込みですが、念のためご確認をお願いできれば幸いです。
万が一未着の場合や内容に不明点がございましたら、
お手数ですが折り返しご連絡ください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
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署名
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■■注意すべき3大ポイント■■
✓ 確認期間の目安：
・メール：翌営業日まで
・郵送：3-5営業日後
✓ クッション言葉の活用：
「お手数おかけしますが」「恐れ入りますが」
✓ 再送の意思表明：
「必要であれば即日再発送いたします」
適切な確認メールは、取引先に「配慮が行き届いている」という好印象を与えます。状況に応じて例文をアレンジし、スムーズな業務進行にお役立てください。特に初回取引では丁寧さを重視し、緊急時は要件を明確にすることが重要です。
