【社外】訪問日時の再確認メールの書き方と例文

ビジネスシーンにおいて、社外との訪問日時を確定させることは重要なタスクの一つです。しかし、予定の行き違いや確認不足によって、当日になって慌ててしまうケースも少なくありません。

そこで今回は、社外訪問日時の再確認メールの書き方と例文について、使うシーン別に徹底解説します。この記事を読めば、スムーズなコミュニケーションを図り、相手に好印象を与えることができるでしょう。

訪問日時の再確認メールを送る理由

訪問日時を再確認するメールを送る理由は、主に以下の3つです。

1. 予定の確認: 相手と自分のスケジュールを照らし合わせ、訪問日時が正しく認識されているかを確認します。
2. 行き違いの防止: メールや電話でのやり取りだけでは、聞き間違いや伝え間違いが起こる可能性があります。再確認メールを送ることで、そのような行き違いを防ぎます。
3. 相手への配慮: 訪問日時を再確認することで、相手に「きちんと予定を把握しています」という印象を与え、安心感を与えることができます。

訪問日時の再確認メールの書き方

再確認メールの基本的な構成は以下の通りです。

1. 宛名: 相手の会社名、部署名、役職、氏名を正しく記載します。
2. 挨拶: 丁寧な言葉遣いで挨拶をします。
3. 用件: 訪問日時を再確認する旨を伝えます。
4. 訪問日時: 確定した訪問日時を明確に記載します。
5. 場所: 訪問場所（会社名、住所、部屋番号など）を記載します。
6. その他: 訪問時の注意事項や持ち物などがあれば記載します。
7. 結び: 今後の協力や発展を祈る言葉で締めくくります。
8. 署名: 自分の会社名、部署名、役職、氏名、連絡先を記載します。

訪問日時の再確認メールを送る際の注意点

• 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
• 誤字脱字: 送信前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
• 返信期限: 相手に返信期限を伝え、スムーズなやり取りを心がけましょう。

訪問日時の再確認メールの例文

ここでは、訪問日時を再確認するメールの例文を、使うシーン別に紹介します。

例文①：初めて訪問する場合

例文②：以前に訪問したことがある場合

例文③：訪問日時を変更する場合

まとめ

社外訪問日時の再確認メールは、ビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーションツールの一つです。この記事で紹介した例文を参考に、スムーズなコミュニケーションを図り、相手に好印象を与えましょう。

Follow me!

@mlck888