誤送信してしまった場合、すぐに誤送信に気づいて対応することが大切です。ここでは、誤送信した時の対応のポイントと、お詫びメールの文例をご紹介します。
メールを誤送信した際には迅速な対応が求められる
メールの誤送信は内容や対応によって、会社の信用を失墜につながるだけでなく、損害賠償問題に発展する恐れもあります。小さなミスと思わず、日頃からによく確認をしましょう。
誤送信を防ぐため、送信前に必ず宛先を確認しましょう。「To」「cc」「bcc」を、正しく使い分けできているかも確認してください。
誤送信後の対応のポイント
1.すぐに誤送信に気づいたら、送信をキャンセルします。
ほとんどのメーラーでは、送信したばかりのメールをキャンセルすることができます。
送信したメールをキャンセルできない場合は、誤送信した相手に謝罪メールを送信します。
2.誤送信した相手に謝罪します。
謝罪メールは、簡潔で誠意を持って書くようにしましょう。メールの内容を誤って送信してしまったこと、ご迷惑をおかけしたこと、今後このようなことがないように注意することを伝えます。
3.メールの削除を依頼します。
メールに機密情報や個人情報が含まれている場合は、誤送信した相手にメールの削除を依頼します。メールの削除が難しい場合は、メールの閲覧を控えるようお願いします。
4.再発防止策を講じます。
誤送信を防ぐためには、送信前にメールの内容をよく確認する、送信前に第三者に確認してもらう、送信を保留するなどの対策を講じます。
誤送信したときのお詫びメール文例
1.宛先を間違ってメール誤送信の場合
件名：メール誤送信のお詫びとお願い
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
先ほどお送りいたしましたメールにつきまして、
私の確認不足により宛先を誤って入力して送信してしまいました。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
——————————
送信日時：YY/MM/DD 00:00送信
差出人：〇〇商事丸山
件名：お問い合わせ製品のご案内
（添付ファイル有り）
——————————
なお勝手なお願いではございますが、
当該メールと添付ファイルを開封せずに削除して頂けますと幸いです。
今後は、こうしたミスのないよう宛先の確認を徹底いたします。
多大なるご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————–
署名
——————————————–
2.添付ミスをして送信した場合
件名：メール添付ミスのお詫びとお願い
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
先ほどは、お送りしたメールに
本文の記載内容と添付ファイルに誤りがありました。
私の確認不足のため、ご迷惑をおかけし本当に申し訳ございません。
大変恐縮なお願いですが、下記メールを開封せず、削除いただけますでしょうか？
もし開封済みの場合は、メールを削除いただくとともに、
添付ファイル2件とも、開封せずに削除してくださいますと幸甚です。
——————————
送信日時：YY/MM/DD 00:00送信
差出人：〇〇商事丸山
件名：お問い合わせ製品のご案内
（添付ファイル有り）
——————————
今後は同様のミスが起きないよう、
メール送信前の確認を一層厳しく行って参ります。
多大なるご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
——————————————–
署名
——————————————–
まとめ
メールの誤送信は、ケースによっては企業に重大な損害をもたらしかねません。誤送信してしまった場合は、速やかに上長に報告し、電話などでできるだけ早く相手に連絡を取って、謝罪とメール削除を依頼しましょう。
お詫びメールでは、謝罪と原因、相手にお願いしたい対応と、再発防止策を、短くかつ的確に表現して、誠意を伝える姿勢が大切です。
