【社外・社内】不在を知らせる自動返信メールの書き方と例文

長期休暇や出張の時、頻繁にメールチェックできなくなります。お客様から緊急なメール連絡があった時、自動返信の機能を活用しましょう。

お客様に自分が休暇中や出張中など、すぐ返信と対応できない状況を知らせ、トラブルを未然に防げることができます。ここでは、不在通知メールの書き方と例文をご紹介します。

不在を知らせる自動返信メールの書き方

不在を知らせる自動返信メールを書く際に、下記のポイントを入れましょう。

• 休み/出張の不在の期間（◯月◯日～◯日までお盆休み）
• 出張を知らせる自動返信メールには、事務所の緊急連絡先を書く
• 次の出勤日（◯日から通常業務を再開いたします）

さらに、下記のことも気をつけましょう。

• 社外用・社内用で文章を変える
• 必要以上の内容を記載しない
• メールを返信するタイミングは明記しない
• 許可なしに他の社員の連絡先を記載しない

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不在を知らせる自動返信メールの例文

件名：◯月◯日～◯日まで、出張のため不在にしております（◯◯商事・丸山）

出張を知らせる自動返信メールの例文

※このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡、ありがとうございます。〇〇商事丸山です。

大変恐縮ですが、◯月◯日～◯日まで出張のため不在にしております。
恐れ入りますが、◯日以降に返信させていただきます。

もし、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、
アシスタントの村上（000-000-000）までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

——————————————–
署名
——————————————–

件名：○月○日〜○月○日まで夏季休暇のため不在にしております。（◯◯商事・丸山）

夏季休暇を知らせる自動返信メールの例文

※このメールは自動返信によって送信されています。

ご連絡、ありがとうございます。〇〇商事丸山です。

大変恐縮ですが、◯月◯日～◯日まで夏季休暇をいただいております。
恐れ入りますが、◯日以降に返信させていただきます。

もし、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが、
アシスタントの村上（000-000-000）までご連絡くださいますようお願い申し上げます。

——————————————–
署名
——————————————–

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