打ち合わせの日程を事前に確認することで、打ち合わせ当日のトラブルを防ぐことができます。また、相手に敬意を払うことができるので、ビジネスマナーとしても大切です。
ここでは、ビジネスで使える「打ち合わせ日程の確認メール」の書き方と例文をご紹介します。いろいろなシチュエーションをまとめました。メールを書く際にご参考ください。
打ち合わせ日程の確認メールの書き方
具体的には、打ち合わせの1～2日前に、先方にメールや電話で日程を確認します。メールの場合は、以下の点に注意しましょう。
- 件名は「打ち合わせ日程の確認」と明確にします。
- 本文では、打ち合わせの日時、場所、参加者を明記します。
- 丁寧な言葉を用いて確認したい事をはっきり伝える
電話で打ち合わせ日程を確認する場合の注意点
- 相手の都合の良い時間帯に電話します。
- 名乗ってから、すぐに本題に入ります。
- 相手の話をよく聞き、確認事項を漏れなく確認します。
- 丁寧な言葉遣いで、相手に失礼のないよう話します。
事前確認を行うことで、打ち合わせ当日にトラブルを防ぐことができます。また、相手に敬意を払うことができるので、ビジネスマナーとしても大切です。
打ち合わせ日程の確認メールの例文
件名：打ち合わせ日程のご確認
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
先日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、
誠にありがとうございます。
次回の打ち合わせ日程は
〇〇様にご指示いただいた通り、
◯月◯日（〇）〇時に貴社東京事務所に伺います。
お忙しいところ、大変恐縮ですが、
引き続き何卒宜しくお願い申し上げます。
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署名
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件名：お打ち合わせの日程の件
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
先日、お伝えした〇〇に関する打ち合わせの候補日をお送りいたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、
以下の候補日からご都合が合う日程をお選びいただき、
ご返信くださいますと幸いです。
■11月1日（月） 13時～17時
■11月2日（火） 9時～12時
■11月4日（木） 14時～17時
万が一、どの日程もご都合が合わない場合には、
○○様のご都合のよろしいお日にちを、
2～3日あげていただけますと幸いに存じます。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
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署名
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件名：次回お打ち合わせ日時のご確認 ※忘れた時
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
次回の打ち合わせ日時のご確認ですが、
〇日（〇）〇時からでよろしいでしょうか。
前回お聞きしておきながら、
メモに残しておらずお恥ずかしい限りです。
お忙しいところ、大変恐縮ですが、
ご確認いただければ幸いです。
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署名
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件名：次回お打ち合わせ日時のご確認 ※変更か中止を確認したい場合
○○株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
次回の打ち合わせ日時のご確認ですが、
〇日（〇）〇時からでよろしいでしょうか。
実は当日は祝日と重なっております。
日時の変更はありますでしょうか。
または、今月の打ち合わせは中止となりますでしょうか。
お忙しいところ、大変恐縮ですが、
ご確認とご連絡いただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
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署名
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