「上司に報告に行ったら、浮かない顔をされた」「メールの返信がなかなか来ない」
そんな悩みの原因は、もしかすると「結論」にたどり着くまでの時間が長すぎるせいかもしれません。日々膨大な決断を下している上司にとって、最もありがたいのは「30秒で中身が理解できる報告」です。
この記事では、誰でも簡単に「結論から伝える」ことができるフレームワークと、それをビジネスメールやチャットに応用する方法を解説します。この型を覚えるだけで、あなたの報告は劇的に分かりやすくなり、上司からの信頼もぐっと高まるはずです。
報告の鉄則！「PREP法」で結論から伝える技術
短時間で的確な報告をするために欠かせないのが「PREP（プレップ）法」というフレームワークです。
- Point（結論）：最初に「何が起きたか」「何をしてほしいか」を伝えます。
- Reason（理由）：なぜその結論に至ったのか、背景を説明します。
- Example（具体例・詳細）：データや具体的な経緯を補足します。
- Point（結論）：最後にもう一度、今後の動きを確認して締めます。
なぜ「結論」から話す必要があるのか
上司は常に「この話を聞いて、自分は何を判断すべきか」を考えながら話を聞いています。最初に結論を伝えることで、上司は「アドバイスが必要なのか」「承認だけで良いのか」という心の準備ができ、情報の吸収スピードが格段に上がります。
報告のタイミングと「悪いニュース」の扱い方
良い知らせよりも、ミスやトラブルといった「悪いニュース」ほど、結論から即座に伝えるのがマナーです。問題を隠さず、発生した事実と現在の状況を真っ先に共有することが、被害を最小限に抑える唯一の方法です。
より高度なコミュニケーション術や、相手を不快にさせない言い回しについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく紹介されています。
忙しい上司の手を止めない！報告メールの書き方ルール
対面だけでなく、メールやチャットでの報告も「結論ファースト」を徹底しましょう。
・件名だけで内容が8割伝わる工夫：単に「報告」とするのではなく、「【進捗報告】〇〇プロジェクト（順調）」のように、件名を見ただけで状況が分かるようにします。 ・一画面に収まる「箇条書き」の活用：長文の塊は、それだけで読む意欲を削ぎます。理由は「・」などの箇条書きを使い、視覚的に整理しましょう。
【コピーOK】シチュエーション別・報告例文3選
PREP法を意識した、そのまま使える報告文例です。
パターン①：【進捗報告】プロジェクトの現状を伝える場合
順調であることを先に伝え、上司を安心させる構成です。
パターン②：【トラブル報告】至急の判断を仰ぐ場合
事実を簡潔に伝え、次のアクションへの承認を求めます。
パターン③：【提案・相談】新しい施策の承認を得たい場合
何のための提案かを最初に明確にし、上司が判断しやすい材料を並べます。
まとめ：結論から話す習慣が、あなたの評価を劇的に変える
「結論から話す」ことは、相手の時間を尊重する最高のビジネスマナーです。
・PREP法を使い、最初に「Point（結論）」を提示する。 ・メールの件名や箇条書きを工夫し、視認性を高める。 ・悪い報告ほど早く、事実をありのままに伝える。
最初は慣れないかもしれませんが、意識して繰り返すことで自然と「デキる人の伝え方」が身についていきます。まずは次の報告から、一言目に結論を持ってくる練習を始めてみましょう！
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