貿易実務において、商品の発送と同じくらい重要なのが「書類の送付」です。インボイスやパッキングリスト、そしてB/L（船荷証券）といった船積み書類（Shipping Documents）が揃わなければ、輸入側は荷物を受け取ることができません。
「必要な書類はすべて送ったはずだけど、失礼のない英語表現になっているかな？」「B/Lの種類によって書き分ける必要があるけれど、どう書くのが正解？」と不安に思うこともあるでしょう。
この記事では、貿易実務で欠かせない「船積み書類の送付案内（Shipping Advice）」の英語表現を詳しく解説します。状況に応じた例文をセットにしましたので、日々の業務にぜひお役立てください。
英語で書類送付案内を送る際の3つの鉄則
船積み書類を送る際は、相手が通関準備をスムーズに進められるよう、以下の3点に注意しましょう。
- 船積み後、直ちに送付する
貨物が港に到着する前に書類が届いている必要があります。船積み（ETD）が完了したら、速やかにメールを送るのが貿易のマナーです。 - 件名に「船名」や「インボイス番号」を入れる
相手がどの案件の書類かを即座に判断できるよう、件名には Invoice No. や Vessel Name（船名）を必ず記載します。 - 添付漏れがないか二重チェックする
「Attached please find…」と書きながら添付を忘れるのは、ビジネスにおいて信頼を損なう原因になります。送信ボタンを押す前に、すべてのPDFが揃っているか必ず確認しましょう。
こうした基本的な動作は、こちらの関連記事で紹介している他のビジネスメールでも共通する重要なポイントです。
船積み書類（Shipping Documents）に関する必須英単語
メールを作成する前に、よく使われる用語をおさらいしておきましょう。
・Shipping Advice: 船積み通知
・Commercial Invoice: 商業送り状
・Packing List: 梱包明細書
・Bill of Lading (B/L): 船荷証券
・Vessel / Voyage: 船名 / 航次
・ETD (Estimated Time of Departure): 出港予定日
・ETA (Estimated Time of Arrival): 到着予定日
【シチュエーション別】コピペで使える書類送付の英語メール例文
それでは、実務でよくある3つのシチュエーション別に例文をご紹介します。
パターン1：メール添付で書類（PDF）を送付する場合
コピー（Copy）のみで通関可能な場合や、まずは内容を確認してほしい時の標準的な文面です。
パターン2：原本（Original）をクーリエで送付した場合の案内
有価証券であるB/L原本などを別途郵送した際に、その追跡番号を伝えるパターンです。
パターン3：サレンダーB/L（元地回収）の場合の案内
原本の送付が不要な「Surrendered B/L」や「Sea Waybill」を利用する場合の案内です。
まとめ：正確な情報伝達がスムーズな通関を実現する
船積み書類の送付案内において、意識すべきポイントは以下の3点です。
・船積みが完了したら、迅速かつ正確に「Shipping Advice」を送る。
・メール添付、原本送付、サレンダーなど、B/Lの扱いに応じて内容を使い分ける。
・船名、ETD/ETA、追跡番号などの具体的な情報を明記する。
貿易実務は「書類に始まり、書類に終わる」と言われるほど正確さが求められます。今回の定型フレーズを活用して、ミスのないプロフェッショナルな対応を心がけましょう。
