「来週から休暇に入るけれど、海外の取引先には事前に伝えておくべきだろうか」と迷っていませんか。
当日に設定する「不在時の自動返信（Out of Office）」も重要ですが、進行中のプロジェクトや定期的なやり取りがある相手には、事前にお知らせをしておくのがビジネスパーソンとしてのマナーです。あらかじめ「いつからいつまでいないか」を伝えておくことで、相手もスケジュールの調整がしやすくなり、「この人は責任感がある」という信頼に繋がります。
この記事では、英語で休暇をスマートに伝えるための基本マナーと、そのままコピー＆ペーストで使えるシチュエーション別の文例をご紹介します。
英語で休暇の事前通知を送る際の基本ルール
海外の取引先にメールを送る際は、情報の正確さと分かりやすさが何よりも優先されます。
送信は「1週間〜3日前」がベストタイミング
あまりに早すぎると忘れられてしまい、直前すぎると相手の対応が間に合いません。1週間前から、遅くとも3日前までには一報を入れておくのが理想的です。
件名には「名前」と「不在期間」を明記する
件名を見ただけで「この期間は連絡がつかないのだな」と伝わるようにします。 ・Upcoming Vacation: [あなたの名前] (March 25-27) このように、カッコ内に日付を入れると非常に親切です。なお、日付の表記はアメリカ英語（月/日/年）とイギリス英語（日/月/年）で異なるため、March 25, 2026 のように月をアルファベットで書くと誤解を防げます。
休暇中の対応窓口を明確にし、不安を解消する
自分がいない間、誰が代わりに動いてくれるのかを必ず伝えましょう。後任者やチームの共有アドレスを添えることで、相手は安心してあなたの休暇を尊重してくれます。
ビジネスマナーの基礎や、他のシチュエーションでの英語メールについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説しています。
【そのまま使える】シチュエーション別・休暇通知メール例文集
あなたの予定に合わせて選べる、3つのテンプレートを用意しました。
パターン1：標準的な休暇（夏季・冬期休暇など）の案内
1週間程度のまとまった休みを取る際に、最も汎用的な形式です。
件名：Upcoming Vacation Notice: [あなたの名前] (March 25 – April 1)
本文： Dear [相手の名前],
I hope you are having a productive week.
I am writing to let you know that I will be away from the office for a short vacation starting from [開始日] to [復帰日]. I will be back in the office on [復帰日：例 April 2, 2026].
During my absence, I will have limited access to my email. If you have any urgent matters, please contact [同僚の名前] at [メールアドレス]. [彼/彼女] is fully updated on our current projects and will be happy to assist you.
Thank you for your understanding, and I will catch up with you upon my return.
Best regards,
[あなたのフルネーム] [署名]
パターン2：数日間の短期休暇をスマートに伝える場合
1〜3日程度の短い休みの場合、簡潔に要件だけを伝えるのがスマートです。
件名：Out of Office Notification: [あなたの名前]
本文： Hi [相手の名前],
I’m writing to inform you that I will be taking a few days off next week, from [開始日] to [終了日].
I will respond to all non-urgent emails as soon as I return on [復帰日]. Should anything urgent come up in the meantime, please reach out to [同僚の名前] or our team at [チームのアドレス].
I’ll make sure to finalize [現在のタスク名] before I head out.
Best,
[あなたのフルネーム] [署名]
パターン3：引き継ぎ担当者を詳しく紹介する丁寧な案内
重要な案件が動いている際など、相手に一切の不安を与えたくない時に適した形式です。
件名：Upcoming Absence and Handover: [あなたの名前]
本文： Dear [相手の名前],
I would like to inform you that I will be on leave from [開始日] to [復帰日].
To ensure that our project continues to move forward smoothly, [後任の名前] will be your main point of contact during this period. [彼/彼女] has been thoroughly briefed on [具体的なプロジェクト名] and is ready to support you.
I have also updated our internal team so that everything remains on track. I appreciate your continued cooperation and look forward to speaking with you again after my break.
Sincerely,
[あなたのフルネーム] [署名]
まとめ：丁寧な事前連絡で、心置きなくリフレッシュしよう
英語で休暇を事前に知らせる際は、以下の3点を意識すれば間違いありません。
- 休暇の1週間〜3日前に、余裕を持って連絡する。
- 不在期間を「月」の名前を含めて正確に記載する。
- 不在中の窓口（後任者）を明記し、安心感を与える。
こうした細やかな配慮が、あなたのプロフェッショナルとしての評価を高めます。しっかり準備を整えて、素晴らしい休暇を楽しんできてください。
休暇明けの挨拶や、その他のビジネスメールのコツを知りたい方は、ぜひ（https://mlck.jp/）の関連記事もチェックしてみてくださいね。
