海外の担当者とミーティングをしたいけれど、英語でどう候補日を切り出せばいいか悩んでいませんか？時差がある相手との日程調整は、一回のメールで必要な情報を網羅しておかないと、返信を待つ間に数日が経過してしまうことも少なくありません。
この記事では、相手の負担を減らし、かつ正確にスケジュールを確定させるための「候補日の出し方」と、そのまま使える便利な英語例文をご紹介します。この記事を読めば、迷うことなくスムーズに会議のセッティングができるようになります。
英語の日程調整で返信率を高めるための基本ルール
日程調整のメールにおいて、最も避けたいのは「いつが空いていますか？」という曖昧な聞き方です。相手に考える負担を強いてしまい、結果として返信が後回しにされる原因になります。
まずは件名を工夫しましょう。Meeting Request: [Topic] のように、何についての会議かを明記します。また、日程調整は余裕を持って、少なくとも1週間前までには連絡を入れるのがビジネスマナーです。
もし、以前に送ったメールの返信が来ない場合は、英語でのフォローアップメールの書き方を参考に、丁寧なリマインドを送ることも検討しましょう。
決定までを最短にする！候補日提示の3つの鉄則
やり取りの往復を減らし、一発で日程を確定させるためには以下の3つのポイントが不可欠です。
- タイムゾーンを必ず明記する
日本時間（JST）だけで伝えると、相手が計算を誤るリスクがあります。必ず 10:00 AM JST / 1:00 AM GMT のように、自分と相手の両方の時間を併記するのがプロフェッショナルの作法です。 - 3つ以上の選択肢を提示する
「ピンポイントでこの日」と指定するのではなく、複数の候補を提示することで、相手が「Yes」か「No」で答えられるようにします。 - 会議の所要時間と形式を伝える
30分なのか1時間なのか、あるいはZoomやTeamsといったオンライン形式なのかを最初に伝えておくことで、相手は自分のカレンダーに仮押さえしやすくなります。
より基本的な英文メールの構造については、ビジネスメールの基本ルールでも詳しく解説しています。
[コピー＆ペーストで使える] 日程調整のメール例文集
状況に合わせて、[ ] の部分を書き換えてご使用ください。
【新規・打診】初めての会議に向けて複数の候補を出す場合
最も標準的で、丁寧かつ具体的に時間を提案する文例です。
件名： Meeting Request: Discussing [Project Name]
本文： Dear Mr./Ms. [Recipient’s Last Name],
I hope this email finds you well.
I would like to request a meeting with you to discuss [Topic]. Could you please let me know if any of the following time slots work for you for a 45-minute call?
・[Date 1]: [Time] – [Time] JST / [Time] – [Time] [Recipient’s Time Zone] ・[Date 2]: [Time] – [Time] JST / [Time] – [Time] [Recipient’s Time Zone] ・[Date 3]: [Time] – [Time] JST / [Time] – [Time] [Recipient’s Time Zone]
If these times are not convenient, please suggest a few dates and times that would work best for you.
Thank you for your time and I look forward to your reply.
Best regards,
署名： [Your Name] [Your Title] [Your Company Name]
【フォローアップ】相手の都合を優先しつつ提案を促す場合
相手が非常に多忙であることを想定し、柔軟な姿勢を見せつつ返信を促す文例です。
件名： Regarding our upcoming meeting on [Topic]
本文： Dear [Recipient’s First Name],
I hope you are having a productive week.
I am writing to follow up on the meeting we are planning for next week. I understand your schedule is likely quite busy, but I would appreciate it if we could secure a time for a brief discussion.
I am generally available during the following windows: ・[Date 1] from [Time] JST onwards ・[Date 2] until [Time] JST
Please let me know if any of these suit your schedule, or feel free to propose a time that is more convenient for you.
Best regards,
署名： [Your Name] [Your Title] [Your Company Name]
【Web会議】時差を考慮してオンライン商談を設定する場合
URLの発行なども含めた、現代のビジネスシーンで最も多用される文例です。
件名： Invitation to Online Meeting: [Project Name]
本文： Dear [Name],
Thank you for your interest in our [Product/Service]. I would love to schedule a 30-minute Zoom meeting to introduce our latest updates.
To accommodate our time difference, I have listed some options below:
- [Date]: [Time] JST ([Time] [Recipient’s Time Zone])
- [Date]: [Time] JST ([Time] [Recipient’s Time Zone])
Once we confirm a date, I will send a calendar invitation with the meeting link.
I look forward to speaking with you soon.
Best regards,
署名： [Your Name] [Your Title] [Your Company Name]
まとめ：正確な候補提示がスムーズなビジネスの鍵
英語での日程調整を成功させる秘訣は、相手の「確認」と「返信」の手間を最小限に抑えることにあります。
・具体的な候補日を3つ以上提示する。
・タイムゾーン（JSTなど）を併記し、誤解を防ぐ。
・会議の目的と所要時間を明確にする。
この丁寧な一工夫が、あなたのプロフェッショナリズムを相手に印象づけ、商談そのものの成功率を高めることにつながります。自信を持って、スマートにスケジュールを提案してみましょう。
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