「届いたはずの見積書が見当たらない」「有効期限が切れていることに気づいた」といった場面で、取引先に再発行をお願いするのは非常に心苦しいものです。「管理が甘いと思われないか」と不安になり、メールを作成する手が止まってしまうこともあるでしょう。
しかし、ビジネスにおいてミスを素直に認め、迅速にリカバリーすることは、隠したり放置したりするよりもずっと信頼に繋がります。大切なのは、相手の手間を尊重し、誠実な言葉でお願いすることです。この記事では、相手に不快感を与えず、スムーズに再発行を依頼するためのマナーと文例をご紹介します。
見積書の再発行を依頼する際の3つの鉄則
再発行をお願いする際は、事務的に依頼するのではなく、以下の3点を意識することで「丁寧な仕事」という印象を守ることができます。
・非がある場合は素直に謝罪する
紛失やこちらの確認漏れが原因の場合、「一身上の都合」などの曖昧な表現は避け、こちらの不手際であることを明確に伝え、謝罪の意を表しましょう。
・依頼の理由は「具体的」かつ「簡潔」に
なぜ再発行が必要なのかを簡潔に伝えます。「社内決裁の都合で宛名の変更が必要になった」「有効期限が過ぎてしまった」など、理由が明確であれば相手も対応しやすくなります。
・スピード感を最優先する
必要だと気づいた瞬間に連絡を入れるのがマナーです。時間が経てば経つほど、相手側のデータ照会にも手間がかかる可能性があるからです。
なお、基本的なビジネスメールの形式や作法に自信がない方は、こちらのサイト（https://mlck.jp/）で基本を確認しておくと安心です。
「件名」で用件と誠意を伝えるルール
相手は日々多くのメールを受け取っています。件名だけで「何の件で、何をしてほしいのか」が伝わるように工夫しましょう。
・【再発行のお願い】お見積書（案件名：〇〇）
・【至急】お見積書の修正および再発行のご依頼
・お見積書の有効期限更新に関するご相談
このように、**「再発行」「修正」「更新」**といったキーワードを件名の先頭に入れることで、相手が優先順位を判断しやすくなります。
【コピー＆ペーストOK】理由別の再発行依頼メール文例集
状況に合わせて、以下の文面を調整してご使用ください。
パターン①：見積書の紛失・汚損により再発行をお願いする場合
こちらの不手際で、改めて送付をお願いする際の誠実さを重視した文面です。
パターン②：有効期限が切れた見積書の更新をお願いする場合
検討に時間がかかり、期限が切れてしまった際の文面です。
パターン③：宛名や金額の修正（こちらのミス）により再発行をお願いする場合
こちらの指示ミスや、社内事情で変更が必要になった際の文面です。
再発行を受け取った後の「一言」が信頼を作る
再発行された見積書が届いたら、すぐに受領の連絡を入れましょう。
「迅速にご対応いただきありがとうございます。助かりました」という感謝を伝えることで、気まずさが解消され、その後の商談もスムーズに進みます。
丁寧なレスポンスこそが、失いかけた信頼を取り戻す最大の方法です。
まとめ：ミスを誠実な対応でリカバリーしよう
見積書の再発行依頼は、以下の3点を守れば決して失礼にはあたりません。
・非がある場合は素直に謝罪し、理由を添える ・件名で再発行の依頼であることを明確に伝える ・対応への感謝を伝え、同じミスを繰り返さない決意を見せる
誠実な対応は、あなたのプロ意識を相手に伝えるチャンスでもあります。勇気を持って、早めに連絡を入れてみてくださいね。
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