「退職したいけれど、何から手をつければいいのかわからない」と悩んでいませんか。退職は人生の大きな転機だからこそ、最後まで失礼のないよう誠実に対応したいものですよね。
書類の書き方や封筒の選び方といったマナーを間違えると、思わぬトラブルに発展したり、円満な退職を妨げたりする原因にもなりかねません。
この記事では、退職願・退職届の正しい書き方から、上司への切り出し方まで、会社員が知っておくべき正解をわかりやすく解説します。この記事を読めば、迷うことなく自信を持って手続きを進められるようになります。
退職願と退職届、どちらを書くべき？
混同されやすい2つの書類ですが、実は意味合いが異なります。
・退職願：会社に対して「退職したい」と願い出るための書類。合意の上で撤回できる余地があります。 ・退職届：退職が確定した後に、事務手続きとして「退職します」と届け出る書類。基本的には撤回できません。
一般的には、まず上司に口頭で伝え、その際に「退職願」を提出するのが円満退職へのスムーズな流れです。
失敗しないための準備：封筒のルールと提出のタイミング
書類の中身と同じくらい重要なのが、見た目とタイミングです。
・封筒は「白の二重封筒」が鉄則 茶封筒は事務的な書類用のため、退職に関する書類には適しません。郵便番号の枠がない、真っ白な二重封筒（中身が透けないもの）を用意しましょう。サイズは、中に入れる用紙（A4やB5）を三つ折りにして入る「長形3号」または「長形4号」が一般的です。
・提出のタイミングは退職希望日の1ヶ月前が目安 法律上は2週間前でも可能ですが、会社の就業規則では「1ヶ月〜3ヶ月前」と定められていることが多いです。引き継ぎの期間も考慮し、余裕を持って行動しましょう。
・理由は一律「一身上の都合」で問題なし たとえ会社への不満があったとしても、書類上は一身上の都合と記載するのがビジネスマナーです。詳しい理由は、後の面談などで角が立たない範囲で伝えれば十分です。
より詳しいビジネスでの言葉選びについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも紹介しています。
【そのまま使える】退職にまつわる文例3パターン
退職の意思を伝えるための具体的な文例を紹介します。状況に合わせて調整してください。
パターン①：直属の上司へ「相談の時間を依頼するメール」
まずは口頭で伝えるための時間を作ってもらう必要があります。突然切り出すよりも、事前にメールでアポイントを取るのがスマートです。
パターン②：退職願・退職届の「手書き用・基本全文」
書類は黒のボールペンや万年筆で、縦書きするのが基本です。
パターン③：やむを得ず「メールで退職の意思を伝える」場合
本来は対面が望ましいですが、体調不良やリモートワーク等でどうしても難しい場合の構成です。
辞める時こそ誠実に。円満退職のためのマナー
退職が決まった後は、残された期間でいかに周囲へ負担をかけないかが大切です。業務の引き継ぎ資料を整理し、お世話になった方々へ感謝の気持ちを伝えることで、気持ちよく次のステップへ進むことができます。
「立つ鳥跡を濁さず」の精神を忘れずに対応しましょう。
まとめ
退職の手続きは緊張するものですが、基本を押さえれば大丈夫です。
・退職願は「白の二重封筒」に入れ、まずは相談から始める。 ・書類の理由は「一身上の都合」で統一する。 ・引き継ぎ期間を考慮し、1ヶ月前には意思を伝える。
今の職場での最後の大切な仕事として、誠意を持って進めていきましょう。
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