「契約更新の時期が近づいているけれど、どのような文面で送れば失礼にならず、かつ確実に手続きしてもらえるだろうか」と悩んでいませんか。
契約更新の案内は、単なる事務手続きの連絡ではありません。これまでの感謝を伝え、今後も良好な関係を継続するための大切なコミュニケーションです。書き方ひとつで、相手の印象や手続きのスピード感は大きく変わります。
この記事では、相手に負担を感じさせず、スムーズな契約継続を促すメールの書き方と、そのまま使える文例をご紹介します。
契約更新メールを送る際の基本マナーと注意点
営業活動において、契約更新の案内はCRM（顧客管理）の観点からも非常に重要です 。まずは、送る前に押さえておきたい基本を確認しましょう。
送信するベストなタイミング
契約満了日の直前に連絡するのはマナー違反です。相手企業側でも社内検討や決裁の手続きが必要になるため、一般的には契約満了の1ヶ月から3ヶ月前に送るのが理想的です。特に高額な契約や、社内調整が必要なB2Bサービスの場合は、余裕を持って連絡しましょう。
一目で内容が伝わる件名のルール
ビジネスパーソンは日々多くのメールを受け取ります。後回しにされないよう、件名だけで「何の用件か」「いつまでの手続きか」が分かるようにします。 ・【重要】契約更新に関するご案内（商品名・貴社名） ・【期限：10/31】システム利用契約の継続確認のお願い このように、隅付き括弧【 】を使って重要性や期限を強調するのが効果的です。
返信率を高めるための配慮
相手が迷わないよう、手続きの方法（返信のみで良いのか、書類への捺印が必要なのか、電子署名ツールを使うのか）を明記します。また、不明点がある場合の問い合わせ先を添えることで、心理的なハードルを下げることができます。
【コピーOK】契約更新・継続の案内メール文例集
シチュエーションに合わせて使い分けられる3つのパターンを用意しました。
パターン①：標準的な契約更新の案内（基本形）
最も汎用性が高く、良好な関係を築けている顧客に送る際の文面です。
パターン②：契約内容の変更・プラン改定を伴う案内
価格改定やサービス内容の変更がある場合は、変更点を明確に伝える必要があります。
パターン③：自動更新前の確認と御礼の連絡
自動更新の仕組みであっても、事前に連絡を入れることで解約トラブルを防ぎ、信頼関係を強化できます。
まとめ
契約更新・継続の案内メールにおいて重要なのは、以下の3点です。
・相手の社内手続きを考慮し、余裕を持ったタイミングで送る。 ・件名に【重要】や【期限】を入れ、一目で用件が伝わる工夫をする。 ・感謝の気持ちを添え、単なる事務連絡以上のコミュニケーションを意識する。
「いつも通りでいいだろう」と慣れてしまいがちな案内ですが、丁寧な連絡は顧客満足度の向上に直結します。ぜひ今回の文例を活用して、スムーズな契約更新につなげてください。
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