仕事をしていると、相手からの質問に対して「今の自分では答えられない」「その事実を知らない」という場面に必ず直面します。そんな時、つい「わかりません」と答えてしまい、冷たい印象を与えてしまったのではないかと不安になったことはありませんか？
ビジネスにおいて「わからない」をどう表現するかは、あなたの信頼性に直結します。この記事では、プロらしい言い換え表現である「わかりかねます」と「存じません」の使い分けを整理し、そのまま使えるメール例文をご紹介します。この記事を読めば、気まずい場面でも相手を不快にさせず、誠実な対応ができるようになります。
「わかりかねます」と「存じません」の決定的な違い
どちらも「わからない」を丁寧にした言葉ですが、実は明確な使い分けのルールがあります。
・わかりかねます
「わかる」に「かねる（〜することが難しい）」をつけた表現です。単に知識がないだけでなく、事情があって答えられない、あるいは自分の能力や権限では判断できない、といったニュアンスで使われます。相手の要望に応えられないときの「お断り」としてよく用いられます。
・存じません
「知る」の謙譲語である「存ずる」を否定した形です。特定の事実、名前、場所、情報などを「知らない」という事実を伝える際に使います。物事を知っているか否か、という知識の有無に焦点を当てた言葉です。
相手から何かを求められていて、それに応えられない場合はわかりかねますを使い、単に事実としてその情報を知らない場合は存じませんを使うのが基本です。
ビジネスで「わからない」を避けるべき理由とマナー
ビジネスメールで「わかりません」や「知りません」といった直接的な表現を避けるべき理由は、言葉が突き放したように聞こえ、コミュニケーションを拒絶している印象を与えるからです。
送信タイミングについても注意が必要です。わからないからといって返信を後回しにすると、相手の業務を止めてしまうことになります。また、件名については元々の件名を活かし、一目で「あの件についての回答だな」と分かるように配慮しましょう。
さらに詳しいビジネスメールの基本ルールについては、こちらの記事（https://mlck.jp/）でも詳しく解説しています。
プロが教える「クッション言葉」の添え方
「わかりかねます」などの言葉を単体で使うと、どうしても否定的な響きが残ります。そこで活用したいのがクッション言葉です。
・せっかくのお問い合わせですが
・あいにくですが
・私では力不足で申し訳ございませんが
こうした言葉を文頭に添えるだけで、相手への配慮が伝わり、文章全体が非常にマイルドになります。
【コピーOK】シチュエーション別・返信メール例文3選
パターン①：専門外や権限外の内容を聞かれた場合
自分の担当外のことや、社外秘の情報で答えられないときに適した例文です。
パターン②：相手が尋ねている事実を把握していない場合
人名や特定の場所、予定など、単純に知識として持ち合わせていない場合の例文です。
パターン③：回答に時間を要するため一度保留にする場合
すぐには答えられないけれど、誠実に対応する姿勢を見せたいときの例文です。
まとめ：言葉選びひとつで信頼感は積み上がる
「わからない」を伝える場面は、実はあなたの誠実さをアピールするチャンスでもあります。
・要望に応えられないときは「わかりかねます」
・知識として持っていないときは「存じません」
・クッション言葉を添えて申し訳なさを伝える
この3点を意識するだけで、あなたのメールはぐっとプロらしくなります。正しい言葉選びで、スムーズな人間関係を築いていきましょう。
