「退職の理由は、本当に『一身上の都合』だけでいいのかな？」「異動の挨拶、誰にどのタイミングで送れば失礼にならないだろう……」
退職や異動は、これまでの感謝を伝え、新しい門出を祝う大切な節目です。しかし、いざメールを書こうとすると、言葉選びに迷って時間が過ぎてしまうことも多いですよね。
この記事では、退職・異動メールの基本マナーから、そのまま使える具体的な文例までを分かりやすく解説します。最後の一通を丁寧に送り届けることで、これまでの信頼関係をより確かなものにしていきましょう。
知っておきたい！退職・異動メールの基本ルール
退職や異動のメールには、ビジネス上の様式美ともいえる「定番の型」があります。まずは基本を押さえましょう。
退職理由は「一身上の都合」が正解
自己都合で退職する場合、具体的な理由（転職、結婚、介護など）を細かく書く必要はありません。ビジネスメールでは一身上の都合という表現を使うのが最も一般的で、かつスマートなマナーとされています。
もし親しい間柄で個人的に理由を伝えたい場合は、一斉送信のメールとは別に、個別のチャットや口頭で伝えるのが望ましいでしょう。
送信するタイミングと件名の付け方
メールを送る時期は、社内規定や慣習によりますが、一般的には以下の通りです。
- 社内向け：最終出勤日の当日、あるいは前日の午後。
- 社外向け：退職の1〜2週間前（後任の紹介を含めるため）。
件名は、一目で内容が伝わるように退職（または異動）のご挨拶に自分の名前を添えて作成します。忙しい相手が後から検索しやすいよう、用件と氏名をセットにすることが大切です。
さらに詳しいビジネスマナーや日常のメール術については、こちらのサイト（https://mlck.jp/）もぜひ参考にしてみてください。
相手別・好印象を与えるメッセージのポイント
定型文に少しの工夫を加えるだけで、あなたらしさが伝わる好印象なメールになります。
・社内向け：具体的なエピソードを一つ添えると、定型文感が薄れ、温かい印象になります。 ・社外向け：これまでの取引への感謝に加え、後任者の情報を明記し、相手に不安を与えない配慮をします。
【コピーOK】シチュエーション別・挨拶メール例文3選
状況に合わせてカスタマイズしてご活用ください。
パターン①：【社内向け】退職の挨拶（一斉送信）
全社員や部署のメンバーへ向けた、標準的な挨拶です。
パターン②：【社内向け】部署異動の挨拶
新しい部署への意気込みを短く添えるのがコツです。
パターン③：【社外向け】退職と後任紹介の挨拶
取引先への安心感を与える丁寧な構成にします。
まとめ：感謝の気持ちを乗せて、次のステップへ
退職・異動のメールは、これまでのキャリアを締めくくる大切なマナーです。
・理由はシンプルに「一身上の都合」に留める。 ・タイミングを逃さず、明確な件名で送る。 ・お世話になった方々への感謝を言葉にする。
これらを意識するだけで、周囲との縁を大切にしながら、自信を持って次の一歩を踏み出すことができます。あなたの誠実さが伝わる一通を、ぜひ送り届けてください。
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