担当者が席を外しているとき、代わりにメールを返信して「伝えておきますね」と伝えたい場面は多いものです。しかし、この「伝えときます」や「伝えます」という表現は、ビジネスシーンでは少しカジュアルすぎて、相手に「本当に伝わっているのかな？」という不安を与えてしまうかもしれません。
この記事では、ビジネスパーソンとして持っておきたい「申し伝えます」の正しい使い方を解説します。相手に安心感を与え、チーム全体の信頼を高めるための具体的な返信例文も用意しました。ぜひ、日々の業務に役立ててください。
「伝えときます」がビジネスでNGな理由
「伝えときます」は「伝えておきます」の略語であり、親しい間柄で使われる言葉です。ビジネスの公式なメールでは、たとえ丁寧なつもりでも、相手を敬う気持ちが不足していると受け取られるリスクがあります。
また、「伝えます」という言葉だけでは、自分が誰に対してその情報を届けるのかという「責任感」が伝わりにくいという側面もあります。相手は「大切な要件」を預けているからこそ、より丁寧な謙譲語である申し伝えますを使うことがマナーとして求められます。
「申し伝えます」の正しい意味と身内への敬語ルール
「申し伝える」は、「言う」の謙譲語である「申す」と「伝える」を組み合わせた言葉です。この言葉を使う際に最も注意すべきなのが、社内の人間には敬称をつけないというルールです。
・間違った例： 〇〇部長に申し伝えます
・正しい例： 部長の〇〇に申し伝えます／〇〇に申し伝えます
社外の人に対してメールを送る際は、自分の上司であっても「身内」として扱います。呼び捨てにすることに抵抗を感じるかもしれませんが、これがビジネスにおける正しい敬語の形です。詳しい敬語の使い分けについては、こちらの記事（https://mlck.jp/）でも解説しています。
伝言メールを送る際の基本マナー
伝言を預かるメールを作成する際は、以下のポイントを意識しましょう。
- 現在の状況を簡潔に伝える
担当者がなぜ返信できないのか（外出中、会議中、休暇中など）を添えると、相手は状況を把握しやすくなります。 - いつ伝えるかを明記する
「戻り次第」「確認次第」といった具体的なタイミングを添えることで、相手の不安を解消できます。 - 件名で「代筆」であることを示す
返信の際、件名に「（〇〇代理）」と付け加えると、相手がメールを開く前に「担当者本人ではない誰かが対応してくれた」ことが分かり、親切です。
【コピーOK】シチュエーション別・伝言受けメール例文3選
パターン①：担当者が外出・不在の際に伝言を預かる場合
標準的な、担当者が外出している際に使える例文です。
パターン②：担当者が休暇中のため、後日共有する場合
担当者が休みで、すぐには対応できない場合に誠実さを見せる例文です。
パターン③：緊急の内容を先出しで報告する場合
内容が重要で、取り急ぎ自分が目を通したことを伝える例文です。
まとめ：誠実な「申し伝えます」でチームの信頼を底上げ
伝言を預かる際のメールは、あなたがチームの「顔」として対応する大切な場面です。
・「伝えときます」ではなく「申し伝えます」で品格を保つ
・社内の人間には敬称をつけない（呼び捨てにする）
・いつ伝えるかの目安を添えて相手を安心させる
正しい言葉選びは、あなた個人だけでなく、あなたの会社全体の印象を良くします。自信を持って誠実な対応を心がけてくださいね。
