電車遅延は、ビジネスパーソンにとっては避けたい事態ですが、どうしても起こってしまうことがあります。その場合、上司や同僚に遅刻を連絡するメールを送る必要がありますが、どのように書けばよいでしょうか？
ここでは、電車遅延による遅刻を知らせるビジネスメールの文例をいくつか紹介します。Teamsにも使えますので、状況に応じて適宜変更してください。
電車遅延時の連絡メールの書き方
メールの構成
- 件名：遅刻の理由と氏名を簡潔に記載する
- 宛先：上司や関係者にメールを送る
- 挨拶：お疲れ様です。などの敬語で始める
- 本文：遅刻の原因、到着予定時間、影響の有無、謝罪の言葉を書く
- 署名：氏名と部署名を記載する
メールのポイント
電車遅延による遅刻を知らせるメールのポイントとしては、以下の2点です。
- 遅刻の原因と到着予定時間をシンプルに記載
- 午前中に予定がある場合は影響を記載
メールの作成と推敲の時間を最小限にできるように、シンプルな記載を心がけましょう。
メール送付後の注意点
電車遅延による遅刻を知らせるメールを送った後も、以下の3つの注意点があります。
- 遅延証明書の取得
- 上司への謝罪
- 会議に途中参加する場合は静かに入室
遅延証明書は、改札で駅員が配っていることが多いですが、配っていない場合は近くの駅員に確認して取得しましょう。会社に到着したら、上司や業務の関係者に「遅れて申し訳ございません」と一言謝罪をします。これは、遅刻によって周りに迷惑をかけてしまう可能性があるため、誠意を伝えるマナーです。会議に途中参加する場合は、会議を妨げないように静かに扉を開けて、そっと着席して会議に参加しましょう。会議のあとに、前述の通り上司に一言謝罪したり、自分の代わりに発言や報告をしてくれた場合は感謝の言葉を述べると好印象です。
電車遅延時の連絡メールの文例
遅刻が5分程度で影響がない場合
鈴木部長
お疲れ様です。ビジネス営業部1課の丸山 大樹です。
現在、山手線線で通勤中ですが、電車が止まっています。
運転再開は10分後とのことですので、5分ほど遅れて出社すると思います。
午前中の予定には影響ありません。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
丸山 大樹（ビジネス営業部1課）
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署名
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遅刻が10分以上で影響がある場合
鈴木部長
お疲れ様です。ビジネス営業部1課の丸山 大樹です。
現在、○○線で通勤中ですが、電車が止まっています。
運転再開は50分後とのことですので、10時半頃に出社できると思います。
そのため、9時半に来社予定の（株）〇〇商事との商談には間に合わない恐れがあります。
商談資料はメールで送付済みですので、代わりに説明していただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんが、
何卒ご理解とご協力をお願いいたします。
丸山 大樹（ビジネス営業部1課）
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署名
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遅刻が不明確で影響が大きい場合
田中課長
お疲れ様です。ビジネス営業部1課の丸山 大樹です。
現在、○○線で通勤中ですが、台風の影響でダイヤが大幅に乱れています。
電車は動いていますが、到着予定時間は不明確です。
そのため、10時半からの〇〇社との打ち合わせには間に合わない可能性が高いです。
打ち合わせ資料は昨日メールでお送りいたしましたが、
もし必要でしたら、電話やメールで補足説明いたします。
このような事態になり大変申し訳ございません。
最善を尽くして出社するよう努めますので、どうぞよろしくお願いいたします。
丸山 大樹（ビジネス営業部1課）
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署名
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まとめ
電車遅延はできるだけ避けたいものですが、万が一の場合は早めに連絡を入れて対応をお願いすることが大切です。遅刻はストレスや気まずさを伴うこともありますが、メールや電話で上手く報告して、社内や取引先との信頼関係を保ちましょう。
