相手からの問い合わせに対して、内容を理解しやすく、丁寧に回答することが大切です。また、返信はできるだけ早く行うことが望ましいです。ここでは、問い合わせに対する返答メールの書き方と例文をご紹介します。
返答メールの書き方の基本的なポイントは以下のとおりです。
問い合わせに対する返答メールの書き方
- 件名は相手からのメールの件名に「Re:」をつけてそのまま使う
- 宛名は相手の氏名に「様」をつけて敬称とする
- 名乗りは自分の氏名と会社名、部署名などを明記する
- 問い合わせ内容を確認し、お礼と回答を記す
- 回答が遅れる場合や確認中の場合は、その旨と連絡予定日を伝える
- 署名は会社名、部署名、氏名、連絡先などを入れる
問い合わせに対する返答メールの例文
商品やサービスに関する問い合わせへの回答①
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
この度、弊社製品「○○」について、
お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
ご質問の回答は以下のとおりです。
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◆「○○」の在庫状況と納期を教えてください。
▼回答▼
現在、「○○」は弊社在庫がございますので、
ご注文いただきましたら、最短2営業日以内に発送させていただきます。
発送後は送り状番号をメールでお知らせいたします。
弊社自社ECサイトでご購入の場合、
送料無料でご指定納品先にお届けできますので、ぜひご利用ください。
なお、納品先は沖縄・離島の場合、
別途送料発生しますので、予めご了承ください。
他にもご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
今後とも、弊社製品をよろしくお願いいたします。
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署名
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商品やサービスに関する問い合わせへの回答②
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
お問い合わせいただいた件について
下記の通りご返答いたします。
◆「○○」の使い方が分からないので、取扱説明書を送ってください。
▼回答▼
「○○」の取扱説明書についてですが、
下記のメーカーサイトからダウンロードできます。
お手数ですが、下記のURLからメーカーサイトにアクセスして頂き、
取扱説明書をダウンロードしてご確認お願い致します。
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・https://〇〇.co.jp/item/〇〇
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他にもご不明な点がございましたら、気軽にお問い合わせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
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署名
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見積もりや提案に関する問い合わせへの回答
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
この度、弊社AIサービス「○○」について、
お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
ご希望の内容に沿って、見積もりと提案書を作成いたしましたので、
詳細は添付ファイルにてご確認ください。
◆AIサービス「○○」の導入費用と期間を教えてください。
▼回答▼
見積もりには、AIサービス「○○」の導入費用と期間、
サポート体制などの詳細が記載されています。
提案書には、AIサービス「○○」の特徴とメリット、
他社製品比較、事例紹介などの情報が記載されています。
また、15日間の無料体験版もご用意しておりますので、
ご興味がありましたら、弊社ホームページよりお申込みください。
他にご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社AIサービスをよろしくお願いいたします。
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署名
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