請求書再発行のお願いメールは、相手方に迅速かつ丁寧に連絡することが重要です。請求書を紛失してしまった旨を説明した上で、再発行する請求書の詳細をちゃんとお伝えしましょう。ここでは、請求書再発行のお願いメールの書き方と例文をご紹介します。
請求書再発行のお願いメールの書き方
社外への請求書再発行のお願いメールは、以下の3つのポイントを押さえることが重要です。
- 冒頭で依頼の目的を明確にする
冒頭で、請求書を再発行する理由を簡潔に説明します。請求書の紛失や誤りがあった場合、その旨を明記しましょう。
- 再発行する請求書の詳細を記載する
再発行する請求書の請求番号や請求月、請求金額などを記載します。また、請求書に記載されている内容に変更がある場合は、その旨も併せて記載しましょう。
- お礼の言葉で締めくくる
最後に、再発行のお願いにご協力いただき、お礼の言葉を述べます。
請求書再発行のお願いメールの例文
件名：請求書再発行のお願い
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇商事の丸山です。
さて、先日、貴社より送付お送りいただいた○月分の請求書（請求番号：〇〇34567）につきまして、
再発行をお願いしたくご連絡させていただきました。
お送り頂いた請求書は、〇月〇日に確かに受領いたしましたが、
その後、私の不手際により、お送りいただいた請求書を紛失してしまいました。
今後、このようなことのないよう書類の管理を徹底して参る所存です。
お忙しい中、多大なご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、
請求書を再発行いただきますようよろしくお願い申し上げます。
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署名
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