「大切な案件なのに、数日経っても返信が来ない……」「催促して、相手に『急かされている』と不快に思われないだろうか……」
ビジネスの現場で、相手からのレスポンスを待つ時間はとても長く、不安に感じるものです。しかし、相手も決して悪気があるわけではなく、単に大量のメールに埋もれてしまっていたり、確認に時間がかかっていたりするだけかもしれません。
この記事では、相手の気分を害することなく、スムーズに返信を促すための催促メール術を解説します。正しいマナーと文例を知ることで、気まずさを感じずにコミュニケーションを円滑に進めることができるようになります。
催促メールを送る前に確認したい基本マナー
催促メールは「出し方」次第で、相手へのプレッシャーにも、親切なリマインドにもなります。まずは最低限守るべきルールを確認しましょう。
送信を検討する適切なタイミング
一般的には、メールを送ってから2〜3営業日待っても返信がない場合に検討します。ただし、当日中に回答が必要な至急案件であれば、数時間後に送ることも間違いではありません。状況に合わせて「待つ時間」を調整しましょう。
相手のせいにしない「確認」のスタンス
催促メールの極意は、相手が「忘れていた」ことを責めるのではなく、「メールが届いていない可能性を心配している」というスタンスをとることです。「まだですか？」ではなく「届いておりますでしょうか？」と聞くのが、デキる大人のビジネスマナーです。
件名の書き換えは必要？
基本的には、元メールの返信（Re:）として送るのが最も親切です。相手が過去のやり取りをすぐに参照できるためです。もし件名を変える場合は「【ご確認】〇〇の件につきまして」のように、用件を明確に書き添えましょう。
さらに丁寧な言葉選びや、他のシチュエーションでのマナーについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説しています。
相手の返信ハードルを下げるクッション言葉の選び方
本文には、相手を気遣う「クッション言葉」を添えるのが鉄則です。
・「ご多忙の折、恐縮ではございますが……」 ・「行き違いで既にご返信をいただいておりましたら、何卒ご容赦ください」 ・「ご確認いただけたか、念のため再送させていただきます」
これらの言葉を添えるだけで、文章全体のトーンが柔らかくなり、相手の心理的な負担を軽減できます。
【コピーOK】状況別・催促メール例文3選
相手の状況を想像しながら、以下の文例を使い分けてみてください。
パターン①：【標準】期限はまだだが、状況を確認したい場合
相手の忙しさを配慮しつつ、丁寧に進捗を伺う構成です。
パターン②：【至急】期限が迫っており、早急な回答が必要な場合
急いでいる理由を明確にしつつ、謙虚に協力を仰ぎます。
パターン③：【再催促】一度連絡しても反応がない場合
相手の体調や状況を心配する一言を添え、柔らかくリマインドします。
まとめ：催促は「リマインド」と考えて、前向きに連絡しよう
催促メールを送ることは、決して失礼なことではありません。
・「届いているかの確認」というスタンスを貫く。 ・相手が返信しやすいよう、元メールに返信する形をとる。 ・クッション言葉を添えて、トーンを柔らかく保つ。
これらを意識すれば、催促は相手を助ける「親切なリマインド」に変わります。仕事の漏れを防ぐための大切な一歩ですので、自信を持って連絡してみてくださいね。
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