海外の取引先とのやり取りで、相手が契約通りの動きをしてくれないとき、「どう伝えれば失礼にならないか」「でも、こちらの権利はしっかり主張したい」と悩むことは多いものです。特に英語での指摘は、言葉選び一つで攻撃的に聞こえたり、逆に弱腰に見えたりしてしまいます。
この記事では、相手との良好な関係を保ちつつ、契約違反の状態を明確に正すための英語メール術を解説します。この記事を読み終える頃には、自信を持って送信ボタンを押せるようになっているはずです。
契約違反を指摘する際の3つの基本ルール
英語で不備を指摘する際、感情的になるのは禁物です。以下の3つのポイントを意識するだけで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
- 主観ではなく「事実」をベースにする
「あなたが約束を破った」と相手を責めるのではなく、「契約書の第〇条に基づくと、現状は乖離している」という客観的な事実を伝えます。 - 「We understood that…（私たちは～と理解していた）」を活用する
いきなり「違反だ」と決めつける前に、「私たちの認識ではこうでしたが、ご確認いただけますか？」というステップを踏むことで、相手に逃げ道（確認の余地）を与えつつ、こちらの意図を明確にできます。 - 解決策をセットで提示する
ただ問題を指摘するだけでなく、「〇日までに修正してほしい」「再発防止策を教えてほしい」など、次のアクションを具体的に示すことが、ビジネスを停滞させないコツです。
詳しいビジネス英語のニュアンスについては、こちらの記事（https://mlck.jp/）でも解説していますので、併せて参考にしてください。
件名の付け方：重要性を伝えつつ威圧感を与えない工夫
件名は、メールを開封してもらうための最重要項目です。しかし、「Contract Violation（契約違反）」という言葉は非常に刺激が強いため、まずは以下の表現を使うのがマナーです。
・Regarding our agreement: [Project Name]（契約に関する件：プロジェクト名）
・Clarification requested: [Issue, e.g., Delivery Schedule]（確認のお願い：納期について）
・Urgent: Follow-up on contract terms（至急：契約条項に関するフォローアップ）
【シチュエーション別】そのまま使える！契約指摘の英文例
相手との関係性や、問題の重要度に合わせて使い分けられる3つのパターンを用意しました。
1. 納期遅延（デッドラインの超過）を指摘する場合
少しカジュアルな表現を交えつつ、期限を守るよう促す構成です。
2. 支払い金額の相違を指摘する場合
数字のミスは早急に正す必要がありますが、まずは「確認」という体裁をとるのがスマートです。
3. 契約範囲外の利用（仕様の逸脱）を指摘する場合
少し厳格に、しかし冷静に契約条項を引用して是正を求めるパターンです。
まとめ：信頼関係を維持しながら問題を解決しよう
契約に関する指摘は緊張するものですが、以下の3点を押さえれば大丈夫です。
・感情を排し、契約書の条項や日付などの「事実」を淡々と伝える。
・相手に確認や説明の機会を与える「クッション言葉」を挟む。
・次に何をすべきかという「解決策」を具体的に提案する。
誠実な指摘は、むしろ将来的なトラブルを防ぎ、より強固な信頼関係を築くきっかけになります。勇気を持って、丁寧なコミュニケーションを心がけてみてください。
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