「メール一通書くのに30分もかかってしまった……」「もっと短い言葉でパッと返したいけれど、失礼にならないか不安」
そんな悩みを解決してくれるのが、GeminiやChatGPTなどの生成AIです。しかし、ただ「返信を考えて」と頼むだけでは、どこか不自然だったり、余計な修正が必要になったりすることも。
実は、AIに「ある特定の型」で指示を出すだけで、わずか5秒でそのまま送れるレベルの返信を作ることができます。この記事では、今日から使える最強のプロンプト集をご紹介します。
AIにメールを作らせる時の基本マナーと注意点
AIは非常に便利ですが、ビジネスで使う以上、守るべき鉄則が2つあります。
機密情報や個人情報は絶対に入力しない
AIに入力したデータは、AIの学習に利用される可能性があります。社外秘のプロジェクト名、具体的な金額、顧客の個人名などは伏せ字（例：〇〇株式会社、△△様）にするか、一般的な表現に置き換えてプロンプトを作成しましょう。
「最後の一筆」は必ず人間の目で確認する
AIは時として、もっともらしい嘘をついたり、ニュアンスが微妙にズレたりすることがあります。生成された文章をそのまま送るのではなく、誤字脱字がないか、相手との距離感に合っているかを必ず最後にチェックしてください。こうした最終確認のポイントについては、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説しています。
5秒で納得の回答を導く「プロンプト」の書き方ルール
AIに精度の高い文章を作らせるには、以下の3要素をプロンプトに入れるのがコツです。
- 立場（役割）：例「あなたは誠実な営業担当者です」
- 目的（ゴール）：例「打ち合わせの依頼を丁寧にお断りしてください」
- 制約（トーン）：例「清潔感のある、簡潔なです・ます調で」
【コピーOK】状況別・AI返信プロンプト＆文例3選
以下のプロンプトの「[ ]」の部分を書き換えて、AIに貼り付けてみてください。
パターン①：【日程調整】複数の候補から承諾・調整する場合
相手から提示された日程に対して、スムーズに回答するプロンプトです。
プロンプト：
あなたは丁寧なビジネスパーソンです。以下のメールに対する返信案を作成してください。
【条件】
・候補日のうち[〇月〇日 14時]でお願いしたい
・場所は[オンライン（Zoom）]を希望
・簡潔で清潔感のあるトーンで
【相手のメール】 [ここに相手のメールを貼り付け]
生成される文例：
パターン②：【お断り】角を立てずに依頼を辞退する場合
断りづらい内容も、AIなら客観的かつ丁寧に仕上げてくれます。
プロンプト：
誠実なビジネス担当者として、以下の依頼を断る返信案を作成してください。
【理由】
・[現在リソースが不足しており、クオリティの担保が難しいため]
・[来月以降であれば検討可能であること]を添える
・相手の気分を害さないクッション言葉を使う
生成される文例：
パターン③：【お礼と感想】打ち合わせ後のフォローをする場合
「一筆箋」のような温かみを出すプロンプトです。
プロンプト：
打ち合わせ後の御礼メールを作成してください。
【内容】
・[今日のアドバイスが非常に参考になったこと]を強調
・[次回の予定]に触れる
・定型文すぎず、少し温かみのある一言を添える
生成される文例：
まとめ：AIを賢く使って、本来集中すべき仕事に時間を使おう
AIをメール作成に活用することで、書くストレスから解放されます。
・プロンプトには「役割」「目的」「トーン」を盛り込む。
・個人情報の扱いに注意し、必ず最後に人の目でチェックする。
・コピー＆ペーストを活用して、浮いた時間をクリエイティブな業務に充てる。
最初はプロンプトの微調整が必要かもしれませんが、一度自分の型を作ってしまえばメール対応は驚くほど速くなります。ぜひ、AIを最強の秘書として使いこなしてみてください！
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