注文した商品と違うモノが入ったり、納品された商品の数が足りなかったりする時があります。取引先からそのような発送ミス連絡を受けたら、素早く対応してお詫びメールも送りましょう。ここでは、発送ミスのお詫びメールの書き方と例文をご紹介します。
発送ミスのお詫びメールの書き方
冒頭で謝罪の気持ちを明確に伝えています。また、ミスの原因を調査し、再発防止策を示しています。さらに、代替措置として、誤送した商品を再発送し、商品代金の返金を行う旨を記載しています。
発送ミスのお詫びメールは、丁寧な言葉遣いで、誠意を持って作成することが大切です。また、メールを送信する前に、上司や関係者に内容を確認してもらい、誤字脱字や表記ミスがないかを確認しましょう。
- 謝罪の気持ちを明確に伝える
- ミスの原因を調査し、再発防止策を示す
- 代替措置や補償を提供する
発送ミスのお詫びメールの例文
数量不足の発送ミスの場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
この度は、ご注文いただきました商品発送数量不足により、
大変ご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
ご注文いただきました「〇〇」の商品は、
本来「〇〇」の数量をお届けするはずでしたが、
「〇〇」の数量で発送しておりました。
原因につきましては、発送時の倉庫確認作業にミスがあったことが判明いたしました。
このような事態を招いてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
不足分につきましては明日着指定で本日発送いたしましたので、
改めてご査収のほどお願い申し上げます。
今後は、このような事態が二度と起こらないよう、
チェック体制をより厳重にし、再発防止に努めてまいります。
重ねてお詫び申し上げます。
どうか今後もかわらぬご愛顧のほど、
宜しくお願い申し上げます。
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署名
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違う商品を送った発送ミスの場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
○○商事の丸山でございます。
この度は、お届けした商品に間違いがございました件につきまして、
大変ご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
ご注文いただきましたのはA商品ですが、
誤ってB商品を発送してしまいました。
原因につきましては、発送時の倉庫確認作業にミスがあったことが判明いたしました。
このような事態を招いてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
ご注文の商品につきましては明日着指定で本日発送いたしましたので、
改めてご査収のほどお願い申し上げます。
なお、誤送品に関しましては、大変お手数をおかけしますが、
着払いにて下記の弊社の倉庫にご返送くださいますようお願い致します。
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〒 〇〇〇－〇〇〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇
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今後は、このような事態が二度と起こらないよう、
チェック体制をより厳重にし、再発防止に努めてまいります。
重ねてお詫び申し上げます。
どうか今後もかわらぬご愛顧のほど、
宜しくお願い申し上げます。
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署名
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