海外の担当者とミーティングの日程を決めようとしたものの、時差の影響で1通のやり取りに丸一日かかってしまい、なかなか予定が確定しない……。そんな経験はありませんか？ビジネスにおいて、日程調整の停滞はプロジェクト全体の遅れに直結しかねません。
この記事では、相手の返信を促し、最小限のやり取りでスケジュールを確定させるためのテクニックと、そのまま使える便利な英語例文をご紹介します。
英語の日程調整で返信を遅らせないための基本マナー
日程調整のメールで最も重要なのは、件名だけで「いつ」「何の」用件かを見える化することです。相手は日々大量のメールを処理しているため、件名に「Meeting Request: [プロジェクト名]」のように記載し、優先順位を上げてもらう工夫が必要です。
また、相手の所在地の時間を考慮することも欠かせません。例えば、日本の午前中に送ったメールが相手の深夜であれば、返信が来るのは最短でも半日後になります。相手がデスクに座っている時間帯を狙って送信するだけで、返信率は劇的に向上します。
詳しいメール送信のタイミングについては、ビジネスメールの基本マナーでも詳しく解説していますので、参考にしてください。
決定までを最短にする！日程調整3つの鉄則
やり取りの往復を減らすために、以下の3つのポイントを必ずメールに盛り込みましょう。
- 候補日は「日本時間」と「相手時間」を併記する
「〇月〇日の10時」とだけ書くと、どちらの国の時間か分からず混乱を招きます。必ず 10:00 AM JST (1:00 AM GMT) のように、タイムゾーン（JSTなど）を明記しましょう。 - 選択肢を3つ以上提示する
「いつが空いていますか？」というオープンな質問は、相手に考える手間を与えてしまいます。こちらから具体的なスロットを3つ以上提示し、相手が「Yes」か「No」で答えられるようにするのが親切です。 - 会議の所要時間と形式を明記する
30分なのか1時間なのか、あるいはZoomなのかTeamsなのかを最初に伝えておくことで、相手は自分のカレンダーに仮押さえしやすくなります。
[コピー＆ペーストで使える] シチュエーション別・日程調整メール例文
状況に合わせて、[ ] の部分を書き換えてご使用ください。
【打診】こちらから複数の候補日を提示する場合
最も標準的な、会議の枠を提案する際の文例です。
件名： Meeting Request: Discussion on [Project Name]
本文： Dear Mr./Ms. [Recipient’s Last Name],
I hope you are having a productive week.
I would like to schedule a brief meeting to discuss [Topic]. Could you please let me know if you are available for a 30-minute call during any of the following time slots?
・[Date 1]: [Time] – [Time] JST / [Time] – [Time] [Recipient’s Time Zone] ・[Date 2]: [Time] – [Time] JST / [Time] – [Time] [Recipient’s Time Zone] ・[Date 3]: [Time] – [Time] JST / [Time] – [Time] [Recipient’s Time Zone]
If none of these work for you, please suggest a few alternative dates that would be convenient.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
署名： [Your Name] [Your Title] [Your Company Name]
【返信】相手の提案に対して確定、または再調整する場合
相手からの提案を受け入れる、もしくはどうしても都合がつかない時の丁寧な返し方です。
件名： Re: Meeting Request: Discussion on [Project Name]
本文： Dear Mr./Ms. [Recipient’s Last Name],
Thank you for your email and for providing the options.
I would like to confirm the meeting for: ・[Confirmed Date and Time] JST
[再調整が必要な場合はこちら] Unfortunately, I have a prior engagement during the times you suggested. Would it be possible to meet at [New Date/Time] JST instead?I will send a calendar invitation shortly. Thank you for your flexibility.
Best regards,
署名： [Your Name] [Your Title] [Your Company Name]
【オンライン】Web会議のURL発行までをセットにする場合
決定と同時にURLを送ることで、さらなるメールの往復を防ぎます。
件名： Confirmation: Meeting on [Date] with [Your Company Name]
本文： Dear Mr./Ms. [Recipient’s Last Name],
Thank you for confirming the schedule. I have scheduled our meeting as follows:
・Date: [Date] ・Time: [Time] JST ・Meeting Link: [Zoom/Teams URL]
I have also sent a calendar invite to your address. If you have any trouble accessing the link, please let me know.
I look forward to our discussion.
Best regards,
署名： [Your Name] [Your Title] [Your Company Name]
まとめ：先回りの配慮がスムーズなビジネスを生む
英語での日程調整を早く終わらせるコツは、相手の「確認する手間」をどこまで減らせるかにかかっています。
・タイムゾーンを併記して誤解を防ぐ。
・3つ以上の具体的な候補日を自分から提示する。
・会議URLやカレンダー招待を即座に送る。
これらの「先回り」の姿勢は、相手にあなたの仕事の丁寧さを印象づけ、商談そのものの成功率も高めてくれます。スムーズな調整で、自信を持ってビジネスを進めていきましょう。
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