「自社のロゴが勝手に使われている」「苦労して書いたブログ記事がコピーされている」といった状況に直面し、どう対応すべきか困っていませんか。
大切な自社の権利が侵害されているのを見つけると、驚きと怒りを感じるものです。しかし、感情的に相手を責めるメールを送ってしまうと、かえって解決が遠のいたり、余計なトラブルを招いたりする可能性があります。
この記事では、相手の状況も考慮しつつ、自社の権利を正当に守るための注意喚起メールの書き方と文例をご紹介します。この記事を読めば、冷静かつ効果的なアプローチで問題解決を図れるようになります。
侵害を見つけた際、まず冷静に対処するための基本マナー
侵害行為を見つけた際に最も大切なのは、即座に連絡する前に証拠を保存することです。相手がメールを読んで慌てて内容を削除・修正してしまうと、後から証拠を提示できなくなるためです。スクリーンショットやURLの保存を確実に行いましょう。
また、相手が「侵害している」という自覚がないケースも少なくありません。そのため、最初のメールでは最初から攻撃的な姿勢を取るのではなく、まずは事実確認やお願いという形で、相手の反応を伺うのが賢明です。
もし担当者が変更になるなどの理由で、以前の担当者が「一身上の都合」で退職しており引き継ぎが漏れていた、といった事情が相手方にある可能性もゼロではありません。まずは冷静に、ビジネス文書としての礼儀を保ちつつ本題を切り出しましょう。
相手に非を認めさせるための注意喚起メールの3つのルール
スムーズに是正を求めるためには、以下の3つのルールを意識してください。
- 具体的な侵害箇所を明示する 「当社の権利を侵害しています」という抽象的な表現ではなく、どのURLの、どの画像や文章が、自社のどの権利に抵触しているのかを具体的に示します。
- 希望する対応と期限を明記する 「対応してください」だけでは、相手は何をすればいいか迷います。「画像の削除」なのか「著作権表示の追記」なのかを明確にし、いつまでに返信が欲しいかの期限も添えます。
- 返信がない場合の対応を示唆する 万が一、期限内に返信や是正がない場合には、法的手続きを含めた次のステップに移行する可能性があることを、丁寧かつ毅然とした言葉で伝えます。
【状況別】そのままコピーして使える注意喚起・問い合わせメール文例
パターン①：【確認】事実確認を主目的とした問い合わせ
相手に悪意がない可能性が高い場合や、まずは事実関係を明らかにしたい時の文面です。
パターン②：【修正依頼】著作権侵害（文章・画像）に対する削除のお願い
自社の著作物が無断転載されていることが明らかな場合の、是正を求める文面です。
パターン③：【警告】商標の無断使用に対する厳格な注意喚起
過去に連絡をしても改善されない場合や、明らかに悪質な侵害行為に対する強い文面です。
法的トラブルを未然に防ぐためにできること
こうした権利侵害を未然に防ぐには、日頃から自社のウェブサイトに「無断転載禁止」の文言を明記したり、電子契約システムを利用してNDA（秘密保持契約）や業務委託契約の中で権利の帰属を明確にしたりすることが非常に有効です。
また、もし侵害を見つけた際の対応に迷う場合は、支払い遅延への督促メールの際と同様に、段階を踏んで冷静に交渉を進める姿勢を忘れないようにしましょう。
まとめ：毅然とした対応で大切な権利を守る
商標権や著作権の侵害への対応は、以下の3点を意識して行いましょう。
・まずは証拠を保存し、冷静に事実確認から始める ・具体的な侵害箇所と、希望する対応（削除・修正など）を明確に伝える ・状況に応じて、法的措置の可能性も視野に入れた毅然とした態度を示す
自社のブランドや創作物を守ることは、会社を守ることそのものです。まずはこの記事の文例を参考に、一歩踏み出した対応を検討してみてください。
