「取引先に反社チェックをお願いしたいけれど、疑っているようで聞きにくい……」と、メールの作成をためらっていませんか。
コンプライアンス意識が高まっている現代、反社会的勢力との関係遮断は企業の義務です。しかし、ストレートに「反社ではないか調査させてください」と伝えてしまうと、相手に不信感を与えてしまうのではと不安になりますよね。
この記事では、相手への敬意を保ちつつ、会社の規定として淡々と依頼するためのメールマナーと、今すぐ使える文例をご紹介します。この記事を読めば、取引先との関係性を損なうことなく、自信を持って調査の案内を送れるようになります。
反社チェックの依頼メールで気を付けたい基本マナー
反社チェック（反社会的勢力の排除に関する調査）の依頼は、デリケートな内容だからこそ送信のタイミングと目的の明確化が重要です。
通常、新規取引を開始する前の契約締結フェーズや、年に一度の定期的な見直しのタイミングで依頼します。唐突に依頼するのではなく、「契約手続きの一環として」「社内規定により全ての取引先様にお願いしている」という文脈で伝えることが大切です。
また、相手が多忙な中で手間をかけさせることになるため、調査の必要性を説明しつつ、協力をお願いする謙虚な姿勢を忘れないようにしましょう。
なお、事務的な手続きとして特定の用語（例えば、退職理由を「一身上の都合」と記載するような慣習）があるのと同様に、反社チェックの依頼でも「属性確認」や「コンプライアンス調査」といった、ビジネスシーンで一般的に受け入れられている表現を用いるのがマナーです。
相手を不快にさせないための「伝え方」のコツ
スムーズに回答をもらうためには、以下の3つのルールを意識しましょう。
- 「全社一律のルール」であることを強調する 「貴社を疑っているから」ではなく、「弊社の規定により、規模の大小を問わず全ての取引先様にお願いしている」というスタンスを伝えます。これにより、相手の心理的な障壁を下げることができます。
- 回答期限と方法を明記する 「いつまでに」「どのような方法で（フォーム入力、PDF返信など）」回答すべきかを一目でわかるように記載します。
- 個人情報の取り扱いについて触れる 調査で得た情報は本目的以外に使用しないこと、厳重に管理することを明記し、相手の安心感を高めます。
【状況別】そのままコピーして使える回答依頼のメール文例
パターン①：【新規】取引開始前の標準的な回答依頼
新規の契約を締結する際、一連の手続きの中に組み込んで依頼する文面です。
パターン②：【システム利用】電子署名等と併せた回答依頼
クラウドサインなどの電子契約システムを利用して、契約締結と同時に回答を求める場合の文面です。
パターン③：【定期】既存取引先への年次チェック依頼
長くお付き合いのある取引先へ、一斉に定期確認をお願いする場合の文面です。
スムーズな回答を得るためのフォローアップ
もし期限を過ぎても回答がない場合は、支払い遅延への督促メールなどと同様に、まずは「お忘れではないでしょうか」と丁寧なリマインドを送ることが大切です。
「弊社の監査対応で必要となるため」といった具体的な理由を添えると、相手も「それなら協力しよう」という気持ちになりやすくなります。お互いに気持ちよくビジネスを続けるためにも、言葉選び一つで信頼関係を築いていきましょう。
まとめ：コンプライアンスを誠実に伝えることが信頼への近道
反社チェックの依頼は、以下の3点を意識すれば決して失礼には当たりません。
・全社一律のルールであることを明記する ・「コンプライアンス調査」など、受け入れやすい言葉を使う ・回答期限と方法を明確に示し、相手の手間を最小限にする
企業の誠実な姿勢を示すことは、結果として取引先からの信頼を高めることにも繋がります。この記事の文例を活用して、スムーズな調査・契約手続きを進めてください。
