「数日前に送ったメール、まだ返信が来ないけれど、催促しても大丈夫かな……」と、パソコンの前で悩んでしまうことはありませんか？相手が忙しいことは分かっていても、仕事が進まないと困ってしまいますよね。
催促メールを送ることは、決して失礼なことではありません。むしろ、相手の「うっかり」をフォローし、仕事を前に進めるための前向きなアクションです。この記事では、相手の気分を害することなく、スムーズに返信をもらうための丁寧な書き方を解説します。
相手を不快にさせない！催促メールを送る際の3つの鉄則
催促メールで最も大切なのは、相手を責めるニュアンスを出さないことです。以下の3つのポイントを意識しましょう。
1. 送信のタイミング：2から3営業日待つのが大人のマナー
返信が来ないからといって、翌日に催促するのは少し早すぎます。相手にも業務の優先順位があるため、基本的には2から3営業日ほど待つのが一般的です。ただし、締め切りが当日の場合や、明らかな緊急事態であればその限りではありません。
2. 表現の工夫：相手の「見落とし」を前提に文章を組み立てる
「なぜ返信をくれないのですか」というスタンスではなく、メールが届いていない可能性や、埋もれてしまっている可能性を考慮した一言を添えましょう。「行き違いでご返信をいただいておりましたら、何卒ご容赦ください」というフレーズは、相手に逃げ道を作るための魔法の言葉です。
3. 件名の工夫：一目で「再送」や「確認」だと分かるようにする
件名は、元の件名の頭に【再送】や【ご確認のお願い】と付け加えるのが効果的です。これにより、相手は「あ、あの件への返信がまだだったな」と即座に判断でき、埋もれたメールを探す手間を省くことができます。ビジネスメールの基本については、こちらのサイト（https://mlck.jp/）でも詳しく解説しています。
【シチュエーション別】そのまま使える催促メール文例集
相手との関係性や緊急度に合わせて、以下の文例を活用してください。
パターン①：【標準】返信を忘れている可能性がある場合
角を立てず、控えめに確認したい時の基本スタイルです。
パターン②：【至急】期限が迫っており、早急な回答が必要な場合
期限を強調しつつも、相手を急かすことへのお詫びを添えます。
パターン③：【確認】かなり時間が経過し、再確認として送る場合
1週間以上返信がない場合などに、システム上の不備を理由にして送る文例です。
まとめ：誠実な催促で、滞っていた仕事をスマートに動かそう
返信を促すメールは、相手にプレッシャーを与えるためではなく、お互いの仕事を円滑にするためのコミュニケーションです。
・相手を責めず、システムエラーや見落としの可能性を考慮する。 ・件名で緊急度や用件を明確に伝える。 ・「行き違い」への配慮を忘れずに添える。
このポイントを押さえるだけで、相手は気持ちよく返信を返してくれるようになります。自信を持って、丁寧なフォローアップを行ってください。
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