海外の取引先と会議をセットしようとしたとき、まず頭を悩ませるのが「時差」ではないでしょうか。「この時間は相手にとって深夜ではないか？」「タイムゾーンの略称は何が正しいのか？」と不安になり、メール一通送るのにも時間がかかってしまうものです。
グローバルなビジネスシーンにおいて、日程調整のスピードと正確さは、あなたの「仕事の進め方のスマートさ」を測る指標になります。この記事では、時差の計算ミスを防ぎ、相手に負担をかけない「デキる」候補日の提示法と、そのまま使える英文フレーズを分かりやすく解説します。
英語での日程調整は「相手のタイムゾーン」への配慮が鍵
日本と海外では大きな時差があるため、単に「10:00 AM」とだけ送ってしまうと、それが日本時間（JST）なのか、相手の現地時間なのかが分からず、混乱を招きます。最悪の場合、深夜に会議が設定されてしまうなどのトラブルに発展しかねません。
仕事ができる人は、必ず相手の勤務時間内であることを確認した上で、双方のタイムゾーンを併記します。このひと手間を加えるだけで、相手は時差を計算する手間が省け、「配慮が行き届いたプロフェッショナルだ」という信頼を得ることができます。
時差のミスを防ぐ！日程提示の「3つの鉄則マナー」
正確かつスムーズに日程を決めるために、以下の3つのポイントを意識しましょう。
・タイムゾーンの略称を明記する
日本の場合は「JST（Japan Standard Time）」、ニューヨークなどの米国東部なら「EST（Eastern Standard Time）」、イギリスなら「GMT（Greenwich Mean Time）」など、標準的な略称を必ず添えます。
・24時間表記ではなく「AM/PM」を使う
ビジネス英語では、誤解を避けるために10:00や15:00といった表記よりも、10:00 AM や 3:00 PM のようにAM/PMを明示するのが一般的です。
・候補日は3つ以上提示する
メールの往復回数を減らすため、あらかじめ複数の候補を提示しましょう。また、どの候補も難しい場合に備えて「If these slots don’t work, please let me know.（もし合わなければ教えてください）」と一言添えるのがマナーです。より丁寧なビジネス表現については、ビジネスマナー基本ガイドでも詳しく解説しています。
【コピー＆ペーストOK】時差を考慮した日程調整の英文例
それでは、今すぐ使えるスマートな英文テンプレートをご紹介します。
パターン1：【標準的】日本時間と相手時間の両方を併記する場合
相手が時差計算をする必要がなく、最も親切でミスが起こりにくい書き方です。
Subject: Meeting Request: [Project Name] – [Your Name]
Body: Dear [Name],
I would like to schedule a brief meeting to discuss [Project Name]. Are you available at any of the following times?
・March 20th, 10:00 AM – 11:00 AM (JST) / March 19th, 9:00 PM – 10:00 PM (EDT) ・March 21st, 9:00 AM – 10:00 AM (JST) / March 20th, 8:00 PM – 9:00 PM (EDT) ・March 22nd, 11:00 AM – 12:00 PM (JST) / March 21st, 10:00 PM – 11:00 PM (EDT)
Please let me know which of these would work best for you. If none of these times are convenient, I would be happy to adjust to your schedule.
Best regards,
Signature: [Your Full Name] [Your Company Name] [Your Email Address]
パターン2：【相手への配慮】相手に候補を出してもらうよう促す場合
相手が非常に多忙な役職者である場合や、相手のスケジュールを優先したい時に使います。
Subject: Scheduling a meeting for [Topic]
Body: Dear [Name],
I am writing to request a meeting regarding [Topic]. As we are in different time zones, I would like to accommodate your schedule as much as possible.
Could you please let me know a few time slots that would work for you during your regular business hours next week? I will do my best to adjust to your time.
Thank you for your cooperation.
Sincerely,
Signature: （署名情報はパターン1と同様）
パターン3：【確定】提示された候補から一つを選ぶ場合
相手から複数の候補をもらった際に、一通で快諾し、確定させるための文面です。
Subject: Re: Meeting Request: [Topic]
Body: Dear [Name],
Thank you for your reply and for providing your availability.
I would like to confirm the following slot for our meeting:
・March 25th, 2:00 PM – 3:00 PM (Your local time) （March 26th, 3:00 AM JST）
I will send a calendar invitation with the meeting link shortly. I look forward to speaking with you.
Best regards,
Signature: （署名情報はパターン1と同様）
まとめ：時差を味方につけてスムーズなコミュニケーションを
英語での日程調整を成功させる秘訣は、自分の都合だけでなく、画面の向こう側にいる相手の時間を尊重することにあります。
- 日本時間（JST）と相手の現地時間を必ず併記する。
- AM/PMを使い、24時間表記による勘違いを防ぐ。
- 候補が合わない場合の選択肢を残し、相手に柔軟性を提示する。
最初は時差計算に時間がかかるかもしれませんが、この丁寧な対応こそが、グローバルビジネスにおけるあなたの信頼を確固たるものにします。自信を持って、一歩進んだコミュニケーションに挑戦してみてください。
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