「来週から長期休暇に入るけれど、海外の担当者にはどう伝えればいいだろう」と不安を感じている方は多いはずです。英語での休業案内は、単に「休みます」と伝えるだけでなく、相手の業務に影響が出ないよう配慮を見せることがポイントです。
この記事では、相手に不便を感じさせず、かつプロフェッショナルな印象を残す長期休暇案内の書き方を解説します。この記事を読み終える頃には、自信を持って一斉配信の送信ボタンを押せるようになっているはずです。
信頼を守る！長期休暇を知らせる際の3つの鉄則
海外の取引先へ休業案内を送る際、まず意識したいのは送信のタイミングです。理想的なのは、休暇に入る1週間から10日前です。直前すぎると相手がスケジュールの調整をできず、早すぎると忘れられてしまう可能性があるためです。
次に、情報の正確さを徹底してください。日本では「〇月〇日から〇日まで」という表現が一般的ですが、英語では月を単語（April, Mayなど）で書くことで、日付の読み間違い（日/月の順序の違い）を防げます。
また、個人の休暇ではなく「会社全体の休業」を伝える際は、具体的な理由（National Holidaysなど）を添えるのが一般的です。退職理由などの個人的な場面では「一身上の都合（personal reasons）」という言葉を使いますが、会社の休業案内ではより公的な理由を添えると理解が得られやすくなります。
さらに詳しいビジネスメールの基本作法については、こちらの[ビジネスメールの基本ルール（https://mlck.jp/）]もぜひ参考にしてみてください。
見落としを防ぐ「件名」の書き方
一斉配信メールは他のメールに埋もれやすいため、件名だけで「いつからいつまで休みか」がわかるように工夫します。
- [Notice] Office Closure for Public Holidays: [Dates]
- Upcoming Holiday Notice – [Your Company Name]
- Important: Business Holiday Announcement ([Date] – [Date])
このように、[Notice] や Important などのタグを冒頭につけると、相手の注意を引きやすくなります。
【コピーで使える】長期休暇の案内メールテンプレート3選
用途に合わせて選べる、3つのテンプレートをご用意しました。
パターン1：標準的な会社休業のお知らせ（GW・夏季休暇など）
最も汎用性が高く、丁寧な印象を与えるテンプレートです。
パターン2：緊急連絡先を含めた案内
進行中の案件がある場合など、緊急時の窓口を伝える安心感重視のテンプレートです。
パターン3：個人の長期休暇（サバティカル・私的休暇）のお知らせ
担当者個人が長期間席を外す場合に、代理の担当者を伝えるテンプレートです。
表現の幅が広がる！休業案内で使えるビジネス英語フレーズ
案内文をより自然にするために役立つフレーズをまとめました。
・Observe a holiday（休暇を取る/祝日を遵守する）：会社が休みであることを伝える丁寧な表現です。
・Resume operations（営業を再開する）：休暇明けの業務開始を指します。
・Limited access to email（メールの確認が制限される）：完全に休みではないが、返信が遅れる可能性がある際に便利です。
・In observance of（〜を祝して/のために）：休業の理由（祝日など）を説明する際に添えます。
・Sequentially（順次）：休み明けに届いた順に処理することを伝える際に使います。
まとめ
長期休暇の英語メールを成功させるポイントは、以下の3点です。
- 休暇の1週間から10日前に送信し、相手が準備できる余裕を作る。
- 日付は「月」を英語で表記し、誤解を招かないようにする。
- 緊急時の連絡先や、休み明けの対応について明記して安心感を与える。
早めに連絡を済ませておけば、あなた自身も心置きなく休暇を楽しむことができます。今回ご紹介した例文を自分に合わせてアレンジして、スマートに案内を済ませましょう！
