ビジネスシーンにおいて、社外との間で荷物の発送や受け取りは頻繁に行われます。しかし、時には「荷物が届かない」「発送連絡が来ない」といったトラブルも発生しがちです。
そのような場合に、相手に失礼なく、かつスムーズに状況を確認するためのメールの書き方と例文を、シーン別にご紹介します。
荷物配送状況の確認メールの書き方
件名:
- 荷物の種類や内容を具体的に記載する（例：「〇〇（商品名）の発送状況について」）
- 「ご確認のお願い」といった言葉を添えることで、相手に協力を仰ぐ姿勢を示す
本文:*
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 荷物の情報（注文番号、発送日、伝票番号など）を明確に記載する
- 状況を具体的に説明する（例：「〇月〇日に発送されたはずの〇〇が、まだ届いておりません」）
- 相手に確認してほしい内容を明確に伝える
- 回答期限を設ける場合、具体的な日時を提示する
- 感謝の言葉で締めくくる
その他:*
- 相手の状況を考慮し、催促するような表現は避ける
- 返信期限を設ける場合でも、あくまで目安として伝える
荷物配送状況の確認メールの例文
例文①：発送連絡が届いていない場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です
先日ご注文いただきました、〇〇（商品名）の発送状況についてお伺いしたいのですが、
まだ発送連絡が届いておりません。
お忙しいところ恐縮ですが、いつ頃発送予定でしょうか。
お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
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署名
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例文②：発送連絡は届いたが、荷物が届かない場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です
先日発送のご連絡をいただきました、
〇〇（商品名）ですが、まだ届いておりません。
伝票番号は〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇です。
配送状況について、お調べいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、
ご回答よろしくお願いいたします。
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署名
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例文③：荷物は届いたが、内容が異なる場合
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇商事株式会社の丸山です
本日、〇〇（商品名）が届きましたが、
注文した内容と異なる商品が届きました。
注文番号は〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇です。
お手数をおかけしますが、
交換の手続きについてご案内いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
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署名
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まとめ
社外との荷物のやり取りは、ビジネスにおいて重要なプロセスです。
確認メールを適切に送ることで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。
この記事を参考に、状況に応じた丁寧な確認メールを作成してください。
