会社で電話を取った際、「あいにく〇〇は席を外しております」と伝えた後、次に何を言えばよいか言葉に詰まってしまった経験はありませんか。不在である事実を伝えるだけでは、電話をかけてきた相手を困らせてしまうことがあります。
この記事では、「あいにく席を外しております」の後に続けると好印象を与える取り次ぎフレーズや、状況に応じたスマートなマナーを分かりやすく解説します。さらに、不在電話の後にそのままコピー＆ペーストして使えるメール文例もまとめました。この記事を読めば、急な電話対応でも落ち着いて失礼のない受け答えができるようになります。
「あいにく席を外しております」の後に続けるべき基本フレーズ
不在を伝えた後は、相手に次の行動を選んでもらうための提案をこちらから投げかけることが大切です。相手の立場に立った言葉を添えることで、丁寧で気配りのできる印象を残せます。
電話口では、以下のような一言を自然に続けましょう。
・戻り次第、こちらからお電話を差し上げましょうか。 ・よろしければ、私からご用件をお伺いして申し伝えますが、いかがでしょうか。 ・〇時頃には戻る予定でございます。戻りましたらご連絡させましょうか。 ・急ぎのご用件でございましたら、担当の携帯電話へ確認を取りますが、いかがいたしましょうか。
大切なのは、相手にどうしてほしいかを丸投げするのではなく、折り返しや伝言といった選択肢をこちらから提示することです。
電話取り次ぎ時のマナーと不在理由の伝え方
不在の理由を伝える際は、社内の詳細な事情を相手に詳しく話しすぎる必要はありません。プライベートな情報や不要な内部事情は伏せ、簡潔に状況を伝えるのがビジネスの基本マナーです。
不在パターンごとの適切な伝え方は次の通りです。
- 短時間の離席や社内打ち合わせの場合 「少々席を外しております」または「別の打ち合わせに入っております」と伝えます。「トイレに行っています」などの私的な理由は口にせず、席を外している事実のみを伝えます。
- 外出や出張の場合 「本日は外出しておりまして、〇時頃に戻る予定でございます」と、戻りの目安時刻を添えます。終日不在の場合は「本日は終日外出しております」と伝えると親切です。
- 休暇の場合 「本日〇〇は休みをいただいております」と伝えます。「有給休暇です」「体調不良です」といった具体的な休暇の理由は伝える必要はありません。
相手が急いでいる様子であれば、メールでのご連絡を促したり、代理の者が対応可能かを確認したりする配慮も忘れないようにしましょう。電話対応全体の流れや基本的なビジネスマナーを網羅的に確認したい方は、電話対応のマナーと基本ルールも参考にしてみてください。
電話を受けた後のフォローメール作成の基本と件名ルール
電話を受けた後は、社内の担当者へ速やかに内容を共有するか、場合によっては相手に不在対応のフォローメールを送ることが求められます。
メールを送る際のポイントは、ひと目で要件が伝わる件名をつけることです。社内宛てであれば「【折り返し依頼】〇〇株式会社様よりお電話」のように急ぎの度合いと相手先を明記します。社外宛てであれば「お電話のお礼と不在のお詫び」といった丁寧な件名にすることで、相手が見落とさずに確認できます。
また、相手の社名、お名前、連絡先、用件、そして折り返しが必要かどうかを漏れなく簡潔にまとめることが、トラブルを防ぐ確実な連絡につながります。
【コピペで使える】不在時対応のフォローメール例文集
電話で不在対応を行った後や、引き継ぎの際にそのまま使えるメール文例です。状況に合わせて会社名や担当者名を書き換えてご活用ください。
パターン①：担当者不在を相手に知らせて折り返しを案内するメール
パターン②：電話内容を担当者（社内）へ伝言・引き継ぎするメール
パターン③：不在だった本人が後から相手へ送る不在お詫びメール
まとめ
担当者が不在の電話対応では、「あいにく席を外しております」の後に折り返しや伝言の提案をこちらから添えることが信頼につながります。
不在の理由は余計な詳細を省いて簡潔に伝え、相手の時間を無駄にしない配慮を心がけましょう。
電話を受けた後のメモやフォローメールを丁寧に行うことで社内外との連携がスムーズになりますので、ぜひ例文を活用して自信を持って対応してください。
