「注文を受けた製品の在庫が足りない」「入荷が遅れていて、このままだと納期に間に合わない」と焦っていませんか。
ビジネスにおいて欠品は避けたい事態ですが、起きてしまった時にどう対応するかが担当者の腕の見せ所です。ただ「遅れます」と謝るだけでなく、「今ある分だけでも先に送る（分納）」という前向きな代替案を提示することで、相手の業務への支障を最小限に抑え、信頼を守ることができます。
この記事では、英語で「分納（分割出荷）」を提案する際のスマートな言い回しと、そのままコピー＆ペーストして使えるメール例文をご紹介します。
英語で「分納」を提案する際の基本ルールとマナー
英語で分納を提案する際は、相手のスケジュールを尊重しつつ、こちらが「最大限の努力をしている」ことを伝えるのがポイントです。
- 「Partial shipment」という言葉を使う
「分納」や「分割出荷」は英語で Partial shipment と表現します。これをキーワードとして件名や本文に入れることで、内容が即座に伝わります。 - 送料（Shipping cost）の負担を明確にする
在庫切れなど、こちら側の都合で分納になる場合は、**追加で発生する送料は自社で負担する（at our expense）**ことを明記するのがマナーです。これにより、相手の承諾を得やすくなります。 - 具体的な「二次出荷日」を提示する
残りの分がいつ届くのか分からない状態では、相手も判断に困ります。「残りは〇月〇日に発送予定です」と具体的な日付をセットで伝えましょう。
より丁寧な顧客対応の基本を学びたい方は、[ビジネスマナーの基本（https://mlck.jp/）]も併せて参考にしてください。
【シチュエーション別】そのまま使える分納提案メール例文
状況に合わせて使い分けられる3つのテンプレートを用意しました。
パターン1：在庫がある分を先に送る「標準的な提案」
全数揃うのを待つよりも、一部を先に届けることが相手の利益になると判断した場合の丁寧な提案です。
パターン2：納期遅延のお詫びと共に「追加送料の負担」を申し出る
こちらの不手際で在庫を切らしてしまった際、誠意を見せながら分納を打診する構成です。
パターン3：分納か一括出荷か「相手の意向」を確認する
勝手に決めつけるのではなく、相手の希望を最優先にする場合の聞き方です。
まとめ：誠実な代替案の提示が長期的な信頼を生む
分納を提案する際の重要なポイントを振り返ります。
・「Partial shipment（分納）」という言葉を使い、提案内容を明確にする
・こちらの都合による分納の場合は、追加送料の負担を申し出る
・残りの出荷日を具体的に示し、相手がスケジュールを組み直せるようにする
在庫切れはピンチですが、迅速に分納の提案を行うことで「顧客の業務を止めないために最善を尽くしている」という姿勢を示すことができます。今回ご紹介したフレーズを活用して、前向きな解決策を提示しましょう。
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