商品を無事に発送したあと、ほっと一息つきたいところですが、海外取引において非常に重要なのが「発送完了の報告」です。
「いつ届くのか」「荷物は今どこにあるのか」という不安は、国を問わず共通のもの。特に国際郵便やクーリエを利用する場合、輸送状況が見えにくいこともあるため、正確な情報を迅速に伝えることが信頼関係の構築に直結します。
この記事では、相手に安心感を与える「発送しました」の英語表現を解説します。クーリエ別の書き方や、状況に合わせた便利なフレーズを網羅しましたので、ぜひそのまま業務に活用してください。
英語で出荷案内を送る際の3つの鉄則
発送連絡のメールを送る際は、相手が知りたい情報を優先的に配置するのがマナーです。
- 件名で内容を完結させる
相手は毎日膨大なメールを処理しています。件名を見ただけで「自分の注文が発送された」とわかるよう、注文番号や商品名を盛り込むのがスマートです。 - 追跡リンク（Tracking Link）を直接貼る
追跡番号をただ記載するだけでなく、業者の追跡ページへの直接リンクを貼ってあげると、相手の手間が省け、非常に親切な印象を与えます。 - 到着予定日（ETA）を添える
「発送しました」だけでなく、おおよその到着目安を伝えることで、相手は受け取りの準備がしやすくなります。
こうした細やかな配慮が、ビジネスを円滑に進める鍵となります。基本的なメールの型については、こちらの関連記事でも詳しくご紹介しています。
追跡情報をスマートに伝えるための必須フレーズ
本文でよく使われる、発送に関する便利な言い回しです。
・Your order was shipped today.（本日、ご注文商品を発送いたしました）
・Please find the tracking number below.（下記の追跡番号をご確認ください）
・You can track your package via the following link.（以下のリンクから荷物の追跡が可能です）
・The estimated delivery date is [Date].（到着予定日は[日付]です）
【状況別】そのまま使える「発送完了」の英語メール例文
それでは、具体的な例文を見ていきましょう。
パターン1：一般的な出荷案内（追跡番号あり）
最も標準的で、どのような商品にも使える丁寧な文面です。
パターン2：FedExやDHLなど、特定のクーリエを利用する場合
特定の業者名を入れることで、相手が受け取りのイメージを持ちやすくなります。
パターン3：分割発送（一部の商品のみ発送）になった場合
すべての商品が揃わなかった際、まずは送れる分だけ送ったことを伝えるケースです。
まとめ：丁寧なアフターフォローがリピートに繋がる
発送完了メールは、ただの「報告」ではなく、大切な「接客」の一部です。
・件名に注文番号を入れ、一目で内容がわかるようにする。
・追跡番号と追跡リンクをセットで提示する。
・到着予定日を添え、相手の不安を取り除く。
この3点を意識するだけで、相手からの信頼度は大きく高まります。発送後の連絡を丁寧に行うことで、その後のトラブル防止や次の注文にも繋がりやすくなるはずです。自信を持って、明るいトーンで送ってみましょう。
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